GDPdU - Rechtliche Hintergründe und Haftungsrisiken der digitalen Betriebsprüfung - Rechtsanwalt Grau

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Rechtsanwalt Dr. Kevin Grau zum Thema GDPdU - Rechtliche Hintergründe und Haftungsrisiken der digitalen Betriebsprüfung


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GDPdU - Rechtliche Hintergründe und Haftungsrisiken der digitalen Betriebsprüfung

Abstract
Am 16. Juli 2001 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmals seine Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Hierbei geht es darum, den Finanzbehörden einen erleichterten Zugriff auf immer häufiger durch EDV-Systeme erstellte Daten zu ermöglichen. Notwendig wurde dieser Schritt durch einige handels- und steuerrechtliche Gesetzesänderungen, die mittlerweile auch die digitale Buchfüh-rung und Archivierung steuerrelevanter Daten zulässt. Als zentrale Normen sind hier § 239 Absatz 4 HGB und § 146 Absatz 5 AO iVm den GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitungs-gestützter Buchführungssysteme) zu nennen.

Trotz der nun mittlerweile über 6-jährigen Geltungsdauer der GDPdU sind sich viele Unternehmer noch immer nicht der rechtlichen Tragweite der Regelung bewusst. Dies ist umso unverständlicher, da fast jedes deutsche Unternehmen ein EDV-System einsetzt.

Nach dem deutschen Handelsrecht ist eine EDV-gestützte Buchführung grundsätzlich zulässig. Die einzuhaltenden Vorgaben richten sich nach § 238 Absatz 2 HGB (Zurückbehaltungspflicht) und den §§ 239 Absatz 4 HGB iVm § 257 Absatz 2 HGB (Aufbewahrungspflicht). So müssen insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitungs-gestützter Buchführungssysteme eingehalten werden, die eine revisionssichere Archivierung voraussetzen (hierzu unten mehr).

Verstoß gegen Buchführungspflichten – Welche Sanktionen drohen?
§ 283 b StGB („Verletzung der Buchführungspflicht“) regelt ausdrücklich die strafrechtlichen Folgen eines Verstoßes gegen die Buchführungspflicht. So können unter bestimmten Voraussetzungen bei Verletzungen der Zurückbehaltungs- und Aufbewahrungspflicht sogar Freiheitsstrafen von bis zu 2 Jahren verhängt werden.

Kommt es nun zu einer steuerrechtlichen Betriebsprüfung, machen die Finanzbehörden inzwischen immer häufiger von ihrem Recht Gebrauch, die Daten eines Unternehmens digital zu überprüfen. Dabei können steuerrelevante Daten in 3 Formen kontrolliert werden. Die Finanzbeamten dürfen entweder direkt auf das EDV-System vor Ort zugreifen (Zugriffsart 1) oder sich mithilfe eines Mitarbeiters des Unternehmens durch die Systeme führen lassen (Z2). Bei Bedarf müssen die Daten auch auf einem Export-Datenträger zur Verfügung gestellt werden (Z3).

Kein GDPdU-konformes System - Wer trägt die Kosten?
Gem. § 147 Absatz 6 AO trägt die Kosten hierfür der Steuerpflichtige. Sollte also kein GDPdU–fähiges EDV-System vorhanden sein, welches den GoBS - Grundsätzen genügt, muss der einzelne Unternehmer an dieser Stelle bereits mit erheblichen finanziellen Kosten rechnen, nur damit seine Daten überhaupt der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden können.

Durch die GDPdU werden nun auch erhöhte Anforderungen an die zu archivierenden steuerlich relevanten Daten gestellt. Die GDPdU (und auch die GoBS) verlangt unmissverständlich vom Steuerpflichtigen, die Daten revisionssicher aufzubewahren. Ein GDPdU-konformes Datenverarbeitungs- und Archivierungsprogramm wird daher durch die nachfolgenden stichwortartigen Punkte gewährleistet.

Merke: Die Begriffe „revisionssicher“ und „GDPdU-konform“ stehen für die langfristige, fälschungssichere Archivierung elektronischer Informationen. Ein EDV-System muss daher die oben genannten Voraussetzungen erfüllen, um den gesetzgeberischen GDPdU- und GoBS-Grundsätzen und Standards zu genügen.

Drohen Sanktionen, wenn ein Unternehmen die Anforderungen der GDPdU nicht erfüllt?
Ja, es drohen Sanktionen. Wie das Bundesfinanzministerium aufzeigt, gibt es sogar mehrere Sanktionsmöglichkeiten. Je nach den Umständen im Einzelfall kommen z.B. Bußgeld, Zwangsmittel oder eine Steuerschätzung in Betracht. Die Finanzverwaltung kann ein Zwangsgeld von bis zu 25.000 € festgesetzen.

Autor: Rechtsanwalt Dr. Kevin Grau



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