Arbeitsentgelt und Mindestlohn: Wann Urlaubsgeld und jährliche Sonderzahlungen nicht angerechnet werden dürfen

Der gesetzliche Mindestlohn legt eine verbindliche Untergrenze für die Vergütung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern fest. Schwierigkeiten entstehen, wenn das Arbeitsentgelt nicht ausschließlich aus einem gleichbleibenden Stunden- oder Monatslohn besteht. Viele Arbeitsverträge sehen zusätzlich Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder eine jährliche Sonderzahlung vor. Ob solche Leistungen einen unterhalb des gesetzlichen Mindestlohns liegenden Grundlohn ausgleichen können, hängt von ihrer rechtlichen Ausgestaltung und ihrer Auszahlung ab.

Die Aussage, Urlaubsgeld und jährliche Sonderzahlungen seien generell nicht anrechenbar, ist rechtlich unzutreffend. Ebenso wenig darf jede Zahlung des Arbeitgebers zur Erfüllung des Mindestlohnanspruchs eingesetzt werden. Entscheidend sind insbesondere der Zusammenhang mit der Arbeitsleistung, die endgültige Verfügbarkeit, die Zuordnung zu einem Leistungszeitraum und die gesetzlichen Zahlungsfristen.

Davon zu unterscheiden ist eine zweite Frage: Selbst wenn eine Sonderzahlung grundsätzlich mindestlohnwirksam sein kann, darf der Arbeitgeber bestehende Vergütungsansprüche nicht allein deshalb streichen oder umgestalten. Die Erfüllung des gesetzlichen Mindestlohnanspruchs und die Befugnis zur Änderung arbeitsvertraglicher Bedingungen sind getrennt zu beurteilen. Diese Unterscheidung ist für das Verständnis der Rechtsprechung wesentlich.

Begriffe: Mindestlohn, Urlaubsentgelt und zusätzliche Sonderleistungen

Der Mindestlohn als gesetzliche Entgeltuntergrenze

Nach § 1 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) hat jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf Zahlung eines Arbeitsentgelts mindestens in Höhe des gesetzlichen Mindestlohns. Einschränkungen des persönlichen Anwendungsbereichs enthält insbesondere § 22 MiLoG. Deshalb muss vor einer Berechnung geklärt werden, ob das betreffende Beschäftigungsverhältnis unter das Gesetz fällt.

Der gesetzliche Mindestlohn ist ein Bruttostundenlohn. Seine jeweils maßgebliche Höhe bestimmt sich nach § 1 MiLoG und den auf Grundlage des gesetzlichen Anpassungsverfahrens erlassenen Rechtsverordnungen. Für zurückliegende Ansprüche ist der im jeweiligen Leistungszeitraum geltende Betrag heranzuziehen, nicht ein später eingeführter Stundensatz.

Bei einem festen Monatsgehalt wird geprüft, ob das berücksichtigungsfähige Bruttoentgelt die im maßgeblichen Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit dem gesetzlichen Mindestlohn abdeckt. Ein vertraglich verwendeter Begriff wie „Vollzeitgehalt“ ersetzt diese Berechnung nicht. Schwankende Arbeitsstunden können dazu führen, dass ein unverändertes Monatsgehalt nicht in jedem Monat ausreicht. Für Arbeitszeitkonten bestehen gesetzliche Besonderheiten.

Zeiten ohne Arbeitsleistung, beispielsweise Urlaub oder krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit, sind gesondert zu beurteilen. Ansprüche auf Vergütungsfortzahlung beruhen insoweit auf anderen gesetzlichen oder vertraglichen Grundlagen und dürfen nicht undifferenziert mit dem Mindestlohn für tatsächlich geleistete Arbeit verrechnet werden.

Urlaubsentgelt ist kein zusätzliches Urlaubsgeld

Urlaubsentgelt ist die während des Erholungsurlaubs fortzuzahlende Vergütung. Der Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub ergibt sich aus § 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Die gesetzliche Berechnung des Urlaubsentgelts regelt § 11 BUrlG.

Ausgangspunkt ist grundsätzlich der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten dreizehn Wochen vor Urlaubsbeginn. Der zusätzlich für Überstunden gezahlte Arbeitsverdienst bleibt dabei außer Betracht. § 11 BUrlG enthält außerdem besondere Vorgaben zu Verdiensterhöhungen und bestimmten Verdienstkürzungen. Tarifliche Besonderheiten sind innerhalb der gesetzlichen Grenzen gesondert zu prüfen.

Urlaubsentgelt erfüllt den Anspruch auf Bezahlung der Urlaubszeit. Es kann deshalb nicht beliebig dazu verwendet werden, eine Untervergütung anderer, tatsächlich geleisteter Arbeitsstunden auszugleichen. Bei einer gleichbleibenden Monatsvergütung muss die rechtliche Zuordnung der Zahlung berücksichtigt werden.

Urlaubsgeld ist demgegenüber eine zusätzliche Leistung neben dem Urlaubsentgelt. Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf zusätzliches Urlaubsgeld besteht nicht. Er kann sich insbesondere aus einem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag, einer wirksamen Betriebsvereinbarung oder einer betrieblichen Übung ergeben. Auch andere arbeitsrechtliche Anspruchsgrundlagen können im Einzelfall relevant sein.

Jährliche Sonderzahlungen haben unterschiedliche Funktionen

Bezeichnungen wie „Weihnachtsgeld“, „Jahressonderzahlung“ oder „dreizehntes Monatsgehalt“ bestimmen den rechtlichen Zweck einer Leistung nicht abschließend. Eine jährliche Zahlung kann zusätzliche Gegenleistung für die während des Jahres geleistete Arbeit sein. Sie kann ausschließlich Betriebstreue honorieren, Aufwendungen ausgleichen oder mehrere Zwecke verbinden.

Entscheidend sind die maßgebliche Regelung und ihre Anspruchsvoraussetzungen. Hinweise geben insbesondere eine zeitanteilige Entstehung, die Behandlung eines unterjährigen Ausscheidens, Kürzungen bei Fehlzeiten sowie Stichtags- und Rückzahlungsklauseln. Dabei ist stets zu prüfen, ob solche Klauseln wirksam sind.

Nicht jeder zusätzliche Anreiz oder besondere Zahlungsanlass beseitigt den Entgeltcharakter. Eine Sonderzahlung kann weiterhin Gegenleistung für Arbeit sein, obwohl sie beispielsweise zu Weihnachten ausgezahlt wird oder auch die Bindung an den Betrieb fördern soll.

Rechtlicher Rahmen: Gesetzliche und vertragliche Ansprüche

Das Zusammenspiel von § 611a BGB und § 1 MiLoG

Nach § 611a Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist der Arbeitgeber zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Daneben begründet § 1 MiLoG einen eigenständigen gesetzlichen Anspruch auf den Mindestlohn.

Beide Ansprüche werden nicht ohne Weiteres addiert. Eine Zahlung auf den arbeitsvertraglichen Vergütungsanspruch kann zugleich den gesetzlichen Mindestlohnanspruch erfüllen. Der Arbeitgeber muss denselben Entgeltbetrag dann nicht nochmals zahlen. Reicht das berücksichtigungsfähige Arbeitsentgelt dagegen nicht aus, bleibt ein gesetzlicher Differenzanspruch offen.

Der häufig verwendete Begriff „Anrechnung“ bezeichnet daher regelmäßig eine Frage der Erfüllung. Nach § 362 Abs. 1 BGB erlischt eine Verpflichtung, wenn die geschuldete Leistung bewirkt wird. Zu untersuchen ist, welche Zahlung nach ihrem rechtlichen Charakter geeignet ist, den gesetzlichen Mindestlohnanspruch zu erfüllen.

Dabei genügt es nicht, sämtliche Zahlungen innerhalb eines Kalenderjahres zusammenzurechnen. Neben dem Betrag müssen insbesondere der Leistungszweck, der betreffende Zeitraum und der Zahlungszeitpunkt feststehen.

Unabdingbarkeit nach § 3 MiLoG

Nach § 3 MiLoG sind Vereinbarungen insoweit unwirksam, als sie den Mindestlohnanspruch unterschreiten oder seine Geltendmachung beschränken oder ausschließen. Auf einen bereits entstandenen Mindestlohnanspruch kann die Arbeitnehmerseite nur durch gerichtlichen Vergleich verzichten; im Übrigen ist ein Verzicht ausgeschlossen. Auch die Verwirkung des Anspruchs ist ausgeschlossen.

Damit schützt das Gesetz den Mindestlohn vor vertraglicher Abbedingung. Eine außergerichtliche Erklärung, mit der Beschäftigte auf einen offenen gesetzlichen Mindestlohnanspruch verzichten sollen, kann diesen Schutz grundsätzlich nicht beseitigen.

Die Vorschrift beantwortet jedoch nicht, welche Entgeltbestandteile den Mindestlohn erfüllen. Diese Frage muss vorgelagert anhand des jeweiligen Zahlungssystems geklärt werden.

§ 3 MiLoG schützt außerdem nicht automatisch sämtliche vertraglichen Vergütungsansprüche oberhalb der gesetzlichen Untergrenze. Für solche Ansprüche können eigenständige Regelungen gelten, etwa wirksame Ausschlussfristen. Auch diese Regelungen unterliegen den jeweils einschlägigen gesetzlichen Grenzen.

Fälligkeit nach § 2 MiLoG

Nach § 2 Abs. 1 MiLoG muss der Mindestlohn zum vereinbarten Fälligkeitszeitpunkt, spätestens jedoch am letzten Bankarbeitstag des auf die Arbeitsleistung folgenden Monats gezahlt werden. Fehlt eine Vereinbarung über die Fälligkeit, bleibt § 614 BGB maßgeblich. Die gesetzliche äußerste Zahlungsgrenze verschiebt eine früher vereinbarte Fälligkeit nicht.

Für bestimmte schriftlich vereinbarte Arbeitszeitkonten enthält § 2 Abs. 2 MiLoG eine Sonderregelung. Sie betrifft nicht beliebige Vergütungsbestandteile oder eine frei wählbare jährliche Ausgleichsrechnung. Ob sie eingreift, muss anhand ihrer Voraussetzungen geprüft werden.

Eine erst am Jahresende zu erwartende Sonderzahlung rechtfertigt daher grundsätzlich keine laufende Unterschreitung der fälligen Mindestvergütung. Eine rechnerisch ausreichende Jahresvergütung belegt noch keine rechtzeitige Erfüllung der monatlich fälligen Ansprüche.

Allerdings ist zwischen verspäteter Erfüllung und fortbestehender Forderung zu unterscheiden. Eine spätere Zahlung kann einen offenen Anspruch bei entsprechender rechtlicher Zuordnung noch tilgen. Sie macht die vorausgegangene verspätete Zahlung jedoch nicht rückwirkend rechtzeitig.

Eigenständiger Schutz zusätzlicher Vergütungsansprüche

Der gesetzliche Mindestlohn ist eine Entgeltuntergrenze und keine Ermächtigung zur Kürzung bestehender Vergütungsansprüche. Sind ein Grundgehalt und eine zusätzliche Sonderzahlung verbindlich vereinbart, bleiben grundsätzlich beide vertraglichen Verpflichtungen bestehen.

Daraus folgt allerdings nicht zwingend, dass das vereinbarte Grundgehalt zunächst auf den gesetzlichen Mindestlohn angehoben und jede Sonderzahlung anschließend zusätzlich geleistet werden muss. Erfüllt eine Sonderzahlung nach den gesetzlichen Maßstäben den Mindestlohnanspruch, kann sie bei der Prüfung der Untergrenze berücksichtigt werden. Weitergehende Zusagen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag bleiben davon unberührt.

Das Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung (GewO) gestattet dem Arbeitgeber grundsätzlich nicht, verbindlich vereinbarte Vergütungsansprüche einseitig herabzusetzen. Auch die Umgestaltung einer Jahresleistung benötigt eine rechtlich tragfähige Grundlage, soweit sie bestehende Rechte verändert.

Rechtsprechung: Vom Berliner Ausgangsfall zur differenzierten Betrachtung

Arbeitsgericht Berlin: Keine Rechtfertigung einer Entgeltumgestaltung allein durch den Mindestlohn

Das Arbeitsgericht Berlin befasste sich im Urteil vom 4. März 2015 – 54 Ca 14420/14 – mit einer Änderungskündigung im Zusammenhang mit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns. Der Arbeitgeber beabsichtigte eine Neugestaltung der Vergütung, bei der ein zusätzliches Urlaubsgeld und eine jährliche Sonderzahlung entfallen sollten.

Das Gericht erklärte die Änderungskündigung für unwirksam. Es stellte bei der Bewertung der zusätzlichen Leistungen auf deren Zweck ab und verneinte im entschiedenen Fall eine Anrechnung des zusätzlichen Urlaubsgelds und der jährlichen Sonderzahlung.

Die Entscheidung ist in ihrem konkreten Streitgegenstand und ihrem zeitlichen Zusammenhang zu lesen. Sie betraf nicht lediglich die rechnerische Berücksichtigung bereits gezahlter Beträge, sondern die Wirksamkeit einer angebotenen Änderung der Arbeitsbedingungen.

Aus diesem erstinstanzlichen Urteil darf insbesondere kein allgemeines, unverändert geltendes Verbot abgeleitet werden, Urlaubsgeld oder jährliche Sonderzahlungen auf den Mindestlohn anzurechnen. Für die heutige Beurteilung ist die nachfolgende Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts entscheidend.

Bundesarbeitsgericht: Arbeitsleistungsbezogene Sonderzahlungen können anrechenbar sein

Das Bundesarbeitsgericht entschied mit Urteil vom 25. Mai 2016 – 5 AZR 135/16 –, dass Sonderzahlungen den gesetzlichen Mindestlohnanspruch erfüllen können. Gegenstand waren unter anderem als Urlaubs- und Weihnachtsgeld bezeichnete Leistungen, die monatlich anteilig ausgezahlt wurden.

Nach dieser Entscheidung kommt es darauf an, ob die Zahlung als Gegenleistung für Arbeit im arbeitsvertraglichen Austauschverhältnis steht und dem Arbeitnehmer endgültig verbleibt. Grundsätzlich können deshalb unterschiedliche Entgeltbestandteile mindestlohnwirksam sein. Eine Beschränkung auf den ausdrücklich bezeichneten Grundlohn oder auf Zahlungen für eine vermeintliche „Normalleistung“ ist nicht gerechtfertigt.

Nicht zur Erfüllung geeignet sind dagegen insbesondere Zahlungen, die ohne Rücksicht auf eine tatsächliche Arbeitsleistung erbracht werden, sowie Leistungen, die auf einer besonderen gesetzlichen Zweckbestimmung beruhen. Der gesetzliche Nachtarbeitsausgleich ist hierfür ein wichtiges Beispiel.

Entscheidend ist damit nicht jede zusätzlich erkennbare Zweckrichtung. Auch eine Prämie mit besonderem Anreizcharakter kann Arbeitsentgelt sein. Die bloße Bezeichnung als Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld führt weder zur Anrechenbarkeit noch zu deren Ausschluss.

Keine einfache Gegenüberstellung widersprüchlicher Urteile

Die Entscheidungen dürfen nicht auf zwei entgegengesetzte Schlagworte reduziert werden. Einerseits unterscheiden sich ihre Streitgegenstände: Eine Änderungskündigung unterliegt anderen Voraussetzungen als die Erfüllung eines Zahlungsanspruchs. Andererseits hat die spätere höchstrichterliche Rechtsprechung die Maßstäbe für mindestlohnwirksames Entgelt konkretisiert.

Für die Prüfung empfiehlt sich deshalb eine getrennte Betrachtung: Welche Ansprüche bestehen? Sind Änderungen dieser Ansprüche wirksam? Welche Zahlungen wurden tatsächlich erbracht? Welche gesetzlichen und vertraglichen Forderungen haben diese Zahlungen erfüllt?

Eine zulässige Berücksichtigung beim Mindestlohn ersetzt keine fehlende Änderungsbefugnis. Umgekehrt bedeutet eine unwirksame Vertragsänderung nicht automatisch, dass tatsächlich gezahltes Arbeitsentgelt bei der Mindestlohnberechnung vollständig außer Betracht bleibt.

Voraussetzungen und Grenzen der Anrechnung

Arbeitsleistungsbezug statt bloßer Etikettierung

Der Leistungszweck ist anhand der maßgeblichen Anspruchsgrundlage zu bestimmen. Für die Auslegung individualvertraglicher Vereinbarungen sind insbesondere §§ 133 und 157 BGB maßgeblich. Bei vorformulierten Arbeitsbedingungen kommen zusätzlich die §§ 305 ff. BGB unter Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Besonderheiten zur Anwendung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen werden nach den für diese Regelungsformen geltenden Grundsätzen ausgelegt.

Für einen Arbeitsleistungsbezug kann sprechen, dass die Sonderzahlung zeitanteilig verdient wird oder bei einem Ausscheiden während des Jahres anteilig erhalten bleibt. Auch die Verknüpfung mit erbrachten Leistungen oder erreichten Arbeitszielen kann auf Entgeltcharakter hinweisen.

Ein einzelnes Merkmal ist jedoch nicht stets ausschlaggebend. So beweist eine Stichtagsklausel für sich genommen weder einen ausschließlichen Treuezweck noch die fehlende Mindestlohnwirksamkeit. Zunächst ist zu klären, welchen Inhalt die Regelung hat und ob sie wirksam ist.

Endgültige Verfügbarkeit

Eine mindestlohnwirksame Zahlung muss der Arbeitnehmerseite grundsätzlich endgültig verbleiben. Eine nur vorläufig gewährte Leistung, die unter einer besonderen Rückzahlungsbedingung steht, kann deshalb rechtliche Schwierigkeiten aufwerfen.

Dabei sind unterschiedliche Arten von Vorbehalten auseinanderzuhalten. Ein Vorbehalt, der lediglich Ansprüche auf künftige freiwillige Zahlungen verhindern soll, ist nicht ohne Weiteres mit einer Rückforderung bereits gezahlter Beträge gleichzusetzen. Ebenso wenig schließt die allgemeine Möglichkeit, eine irrtümliche Überzahlung zurückzuverlangen, jede Mindestlohnwirksamkeit aus.

Entscheidend ist, ob die konkrete Zahlung verbindlich zur Abgeltung erbrachter Arbeit zur Verfügung steht. Inhalt und Wirksamkeit einer Rückzahlungs-, Widerrufs- oder Verrechnungsklausel müssen deshalb gesondert geprüft werden. Eine Überschrift in der Abrechnung beantwortet diese Fragen nicht.

Zeitliche Zuordnung und tatsächliche Zahlung

Eine bloße Rückstellung, interne Berechnung oder unverbindliche Zahlungsankündigung erfüllt den Mindestlohnanspruch nicht. Erforderlich ist die Erbringung der geschuldeten Leistung.

Bei ordnungsgemäßer Lohnabrechnung werden gesetzlich geschuldete Steuern und Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung berücksichtigt. Der Bruttomindestlohn bedeutet daher nicht, dass der gesamte Bruttobetrag auf dem Konto eingehen muss. Eine bloße Abrechnung ohne entsprechende Auszahlung und ordnungsgemäße Behandlung der Abzüge genügt dagegen nicht.

Monatlich ausgezahlte, arbeitsleistungsbezogene Anteile einer Sonderzahlung können dem jeweiligen Abrechnungszeitraum zugerechnet werden. Eine spätere Jahreszahlung lässt sich nicht allein durch eine nachträgliche rechnerische Zwölftelung in rechtzeitige Monatszahlungen verwandeln.

Bei Nachzahlungen ist zusätzlich zu prüfen, welche Forderungen getilgt werden. Eine Zahlung, die einen anderen selbstständigen Anspruch erfüllt, darf nicht ohne tragfähige Zuordnung nochmals als Ausgleich einer Mindestlohndifferenz behandelt werden.

Leistungen mit besonderem Zweck

Echter Aufwendungsersatz ist grundsätzlich keine Gegenleistung für Arbeit. Werden tatsächlich entstandene dienstliche Reisekosten erstattet, dient die Zahlung dem Ausgleich von Ausgaben und nicht der Vergütung der Arbeitsleistung. Bei pauschalen Zahlungen muss ihr tatsächlicher rechtlicher Charakter geprüft werden.

Eine besondere gesetzliche Zweckbestimmung kann die Berücksichtigung ebenfalls ausschließen. Nach § 6 Abs. 5 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) besteht unter den dort genannten Voraussetzungen ein Anspruch auf angemessenen Ausgleich für Nachtarbeit, soweit keine tarifvertraglichen Ausgleichsregelungen bestehen. Der Ausgleich kann durch bezahlte freie Tage oder einen angemessenen Zuschlag erfolgen.

Ein zur Erfüllung dieser gesetzlichen Ausgleichspflicht gezahlter Zuschlag darf nicht lediglich eine ansonsten bestehende Mindestlohnunterdeckung auffüllen. Daraus folgt jedoch kein allgemeines Anrechnungsverbot für alle vertraglichen Zuschläge. Insbesondere reicht ein besonderer Zahlungsanlass allein nicht aus, um den Charakter als Arbeitsentgelt zu verneinen.

Typische Fallkonstellationen

Zusätzliches Urlaubsgeld zur Unterstützung des Urlaubs

Ein Urlaubsgeld kann nach seiner Anspruchsgrundlage eine urlaubsbezogene Unterstützung sein, die unabhängig von tatsächlich geleisteter Arbeit gewährt wird. Ist dies der maßgebliche Leistungszweck und fehlt der Bezug zum arbeitsvertraglichen Leistungsaustausch, kommt eine Erfüllung des Mindestlohnanspruchs grundsätzlich nicht in Betracht.

Der Zusammenhang mit dem Urlaub muss allerdings genauer untersucht werden. Dass die Zahlung im Sommer erfolgt, einen Urlaubsantritt voraussetzt oder allgemein die Erholung unterstützen soll, begründet nicht in jedem Fall bereits ein Anrechnungsverbot. Die Leistung kann nach ihrer Gesamtausgestaltung dennoch zusätzliches Arbeitsentgelt darstellen.

Eine bloße Umbenennung auf der Abrechnung verändert die Anspruchsgrundlage nicht. Wird ein tatsächlich zweckgebundener Anspruch künftig als „Mindestlohnausgleich“ bezeichnet, ist damit noch keine wirksame Änderung seines rechtlichen Inhalts verbunden.

Monatlich gezahltes zusätzliches Arbeitsentgelt

Stellt eine Sonderzahlung zusätzliche Vergütung für die laufende Arbeit dar, kann ihre monatliche anteilige Auszahlung mindestlohnwirksam sein. Voraussetzung ist insbesondere, dass die Zahlung dem betreffenden Zeitraum zuzuordnen ist, rechtzeitig erfolgt und endgültig verbleibt.

Dann ist nicht allein der ausdrücklich als Grundlohn bezeichnete Betrag maßgeblich. Vielmehr kann die Summe der berücksichtigungsfähigen Entgeltbestandteile die gesetzliche Untergrenze erreichen.

Der Sonderzahlungsanspruch verschwindet dadurch nicht. Die ausgezahlte Leistung erfüllt vielmehr ihren vertraglichen Anspruch und kann gleichzeitig den gesetzlichen Mindestlohnanspruch erfüllen. Eine gegebenenfalls günstigere Vereinbarung, nach der bestimmte Leistungen zusätzlich zu einer garantierten Mindestvergütung geschuldet sind, ist eigenständig auszulegen und zu beachten.

Weihnachtsgeld als Treueleistung

Eine Weihnachtsgratifikation kann ausschließlich der Honorierung von Betriebstreue dienen. Wird sie ohne Rücksicht auf tatsächliche Arbeitsleistung gewährt, fehlt regelmäßig die für eine Mindestlohnanrechnung erforderliche Zuordnung zum Leistungsaustausch.

Stichtagsregelungen oder Voraussetzungen zum Fortbestand des Arbeitsverhältnisses können Hinweise auf einen solchen Zweck geben. Sie sind jedoch nicht abschließend. Viele Sonderzahlungen vergüten zumindest auch die während des Jahres geleistete Arbeit.

Zudem kann eine unwirksame Klausel die Bewertung des Anspruchs verändern. Die Schlussfolgerung „Weihnachtsgeld ist stets eine Treueleistung“ wäre deshalb ebenso unzutreffend wie die Annahme, jede Weihnachtszahlung müsse auf den Mindestlohn angerechnet werden.

Grundvergütung unterhalb des Mindestlohns und Jahresbonus

Bleibt das laufende berücksichtigungsfähige Entgelt unter der gesetzlichen Untergrenze, ersetzt die Aussicht auf einen späteren Bonus keine fällige Mindestlohnzahlung. Das gilt besonders bei noch ungewisser Zielerreichung oder einer Zahlung, über die erst später entschieden werden soll.

Auch ein sicher zugesagter Jahresbonus rechtfertigt nicht automatisch, monatliche Mindestlohnansprüche bis zum Jahresende unbezahlt zu lassen. Seine vertragliche Fälligkeit und die gesetzlichen Fälligkeitsgrenzen müssen miteinander vereinbar sein.

Eine spätere Auszahlung kann offene Forderungen gegebenenfalls noch erfüllen. Ob und in welchem Umfang dies geschieht, hängt vom Entgeltcharakter und der Tilgungszuordnung ab. Die zuvor eingetretene Verspätung bleibt davon zu unterscheiden.

Umstellung durch Betriebsvereinbarung

Betriebsvereinbarungen können Vergütungsfragen nur innerhalb der gesetzlichen und tariflichen Grenzen regeln. § 77 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) enthält einen Tarifvorbehalt für Arbeitsentgelte und sonstige Arbeitsbedingungen, die tariflich geregelt sind oder üblicherweise tariflich geregelt werden. Tarifliche Öffnungsklauseln und das Verhältnis zu gesetzlichen Mitbestimmungsrechten sind gesondert zu berücksichtigen.

Eine Betriebsvereinbarung verdrängt zudem nicht automatisch günstigere individualvertragliche Ansprüche. Ob eine Vertragsregelung für spätere betriebliche Änderungen offen ist und welche Regelung im konkreten Fall Vorrang hat, bedarf einer eigenständigen Prüfung.

Daher lässt sich aus der Beteiligung des Betriebsrats allein weder die Zulässigkeit einer Kürzung noch die Wirksamkeit jeder Umstellung auf monatliche Teilbeträge ableiten. Eine Änderung des Auszahlungsmodus und eine Herabsetzung des Anspruchs sind außerdem rechtlich nicht gleichzusetzen.

Rechtsfolgen und Risiken fehlerhafter Anrechnung

Nachzahlung und fortbestehende Zusatzansprüche

Ist eine Sonderzahlung nicht mindestlohnwirksam und reicht das übrige anrechenbare Entgelt nicht aus, bleibt ein gesetzlicher Differenzanspruch bestehen. Daneben kann die Sonderzahlung aufgrund ihrer eigenständigen Anspruchsgrundlage geschuldet sein.

Die Berechnung muss deshalb zwischen dem gesetzlichen Mindestlohn, vertraglichen Vergütungsansprüchen und gegebenenfalls zweckgebundenen Zusatzleistungen unterscheiden. Bereits wirksam erfüllte Ansprüche dürfen nicht nochmals angesetzt werden. Ebenso wenig dürfen nicht berücksichtigungsfähige Zahlungen ohne Rechtsgrund eine Mindestlohndifferenz vermindern.

Entgeltforderungen werden regelmäßig als Bruttoforderungen berechnet und geltend gemacht. Die ordnungsgemäße Abrechnung sowie die Behandlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sind hiervon zu unterscheiden. Aus dem bloßen Nettozufluss lässt sich ohne weitere Unterlagen nicht zuverlässig auf eine Mindestlohnverletzung schließen.

Verzug und weitere finanzielle Belastungen

Bei verspäteter Zahlung können unter den Voraussetzungen der §§ 286 und 288 BGB Verzugszinsen entstehen. Ob eine Mahnung erforderlich ist, hängt insbesondere von der Bestimmung der Fälligkeit und den gesetzlichen Ausnahmen vom Mahnungserfordernis ab.

Weitere Schäden sind nicht schon deshalb ersatzfähig, weil eine Abrechnung korrigiert werden muss. Erforderlich sind die jeweils einschlägigen Voraussetzungen, insbesondere eine zurechenbare Pflichtverletzung und ein nachweisbarer Schaden.

Daneben können sozialversicherungsrechtliche Korrekturen notwendig werden. Für die Entstehung und Fälligkeit von Beiträgen gelten eigenständige Regeln, einschließlich Besonderheiten für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. Das arbeitsrechtliche Ergebnis darf daher nicht ungeprüft auf das Beitragsrecht übertragen werden.

Öffentlich-rechtliche Folgen

§ 20 MiLoG verpflichtet die erfassten Arbeitgeber zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns. Ein Verstoß gegen die Pflicht zur vollständigen oder rechtzeitigen Zahlung kann unter den Voraussetzungen des § 21 MiLoG als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Zuständig für die Prüfung der Einhaltung der Arbeitgeberpflichten sind nach § 14 MiLoG die Behörden der Zollverwaltung.

Eine Nachzahlung beseitigt nicht automatisch sämtliche Folgen eines bereits verwirklichten Verstoßes. Umgekehrt bedeutet nicht jede rechnerische Differenz ohne weitere Prüfung, dass ein vorwerfbarer Gesetzesverstoß feststeht.

Strafrechtliche Risiken, etwa im Zusammenhang mit vorenthaltenen Sozialversicherungsbeiträgen, setzen zusätzliche Voraussetzungen voraus. Eine fehlerhafte rechtliche Einordnung einer Sonderzahlung darf deshalb nicht pauschal mit strafbarem Verhalten gleichgesetzt werden.

Verfahren und Fristen

Anspruchsermittlung anhand der Unterlagen

Grundlage einer belastbaren Prüfung sind der Arbeitsvertrag, Nachträge, anwendbare Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Entgeltabrechnungen. Hinzukommen Arbeitszeitaufzeichnungen und Nachweise über die tatsächlichen Zahlungen.

Die Abrechnung nach § 108 GewO liefert Hinweise auf die Zusammensetzung des Entgelts und die vorgenommenen Abzüge. Sie entscheidet aber nicht verbindlich über die Rechtsnatur einer Leistung. Auch beweist die bloße Ausweisung eines Betrags nicht dessen Auszahlung.

Für eine Zahlungsklage muss die Forderung nachvollziehbar dargestellt werden. Dazu gehören regelmäßig die relevanten Abrechnungszeiträume, die geleisteten Arbeitsstunden, der damals geltende Mindestlohnsatz und die bereits erbrachten Zahlungen. Bei zusätzlichen Arbeitsstunden können weitere Darlegungsfragen auftreten, insbesondere zu deren Leistung und Veranlassung.

Eine periodengenaue Aufstellung erleichtert außerdem die Trennung zwischen Mindestlohndifferenzen und selbstständigen Ansprüchen auf Urlaubsgeld oder andere Sonderzahlungen.

Arbeitsgerichtlicher Rechtsschutz

Für individuelle Entgeltstreitigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern sind grundsätzlich die Arbeitsgerichte zuständig. Die entsprechende Zuständigkeit ergibt sich insbesondere aus § 2 Abs. 1 Nr. 3 Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG).

Das arbeitsgerichtliche Urteilsverfahren beginnt grundsätzlich mit einer Güteverhandlung nach § 54 ArbGG. Ihr Zweck ist der Versuch einer einvernehmlichen Beilegung des Rechtsstreits. Kommt keine Einigung zustande, wird das Verfahren fortgeführt.

Nach § 12a Abs. 1 ArbGG besteht im erstinstanzlichen Urteilsverfahren grundsätzlich kein Anspruch der obsiegenden Partei auf Erstattung der Kosten eines Prozessbevollmächtigten durch die Gegenseite. Das betrifft insbesondere die eigenen Anwaltskosten und ist von anderen möglichen Verfahrenskosten zu unterscheiden.

Eine Prüfung durch den Zoll ersetzt die individuelle gerichtliche Durchsetzung offener Vergütung nicht. Behördliche Kontrolle und privatrechtlicher Zahlungsanspruch bestehen nebeneinander.

Verjährung

Mindestlohnforderungen unterliegen grundsätzlich der regelmäßigen dreijährigen Verjährung nach § 195 BGB. Der Beginn richtet sich nach § 199 Abs. 1 BGB. Maßgeblich sind grundsätzlich der Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, sowie die Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis der anspruchsbegründenden Umstände und der Person des Schuldners.

Für die zeitliche Einordnung ist zu beachten, wann der jeweilige Anspruch durchsetzbar geworden ist. Gerade bei erst im Folgemonat fälliger Vergütung darf das Jahr der Arbeitsleistung nicht ohne Prüfung mit dem maßgeblichen Entstehungsjahr gleichgesetzt werden.

Eine einfache Zahlungsaufforderung hemmt die Verjährung grundsätzlich nicht. Verhandlungen können unter den Voraussetzungen des § 203 BGB eine Hemmung bewirken; gerichtliche Rechtsverfolgung kann nach § 204 BGB verjährungshemmend sein. Dabei sind die jeweiligen Voraussetzungen zu beachten.

Der Ausschluss der Verwirkung nach § 3 MiLoG bedeutet nicht, dass Mindestlohnansprüche unverjährbar wären.

Ausschlussfristen und Mindestlohnschutz

Arbeits- und Tarifverträge können Ausschlussfristen enthalten, die eine frühzeitige Geltendmachung verlangen. Soweit solche Fristen den gesetzlichen Mindestlohnanspruch beschränken oder ausschließen sollen, steht ihnen § 3 MiLoG entgegen.

Das Bundesarbeitsgericht entschied mit Urteil vom 18. September 2018 – 9 AZR 162/18 –, dass eine vom Arbeitgeber vorformulierte umfassende arbeitsvertragliche Ausschlussklausel, die den gesetzlichen Mindestlohn nicht ausnimmt, bei einem nach dem 31. Dezember 2014 geschlossenen Arbeitsvertrag gegen das Transparenzgebot verstößt und insgesamt unwirksam ist.

Diese Entscheidung darf nicht unterschiedslos auf tarifliche Ausschlussfristen, ältere Arbeitsverträge oder anders formulierte Klauseln übertragen werden. Die Art der Regelung, ihr Abschlusszeitpunkt und ihr konkreter Inhalt sind wesentlich.

Für Ansprüche oberhalb des Mindestlohns und selbstständige Sonderzahlungsansprüche können wirksame Ausschlussfristen weiterhin Bedeutung haben. Auch Ansprüche auf Entgeltfortzahlung sind nicht allein deshalb unmittelbar durch § 3 MiLoG geschützt, weil bei ihrer Berechnung der Mindestlohn berücksichtigt wird.

Besondere Eile bei einer Änderungskündigung

Wird eine Änderungskündigung ausgesprochen, sind neben den Zahlungsfristen die kündigungsschutzrechtlichen Fristen zu beachten. Für die gerichtliche Überprüfung ist grundsätzlich die Dreiwochenfrist nach § 4 Kündigungsschutzgesetz (KSchG) maßgeblich. Sie beginnt mit dem Zugang der schriftlichen Kündigung.

Nach § 2 KSchG kann das Änderungsangebot unter dem Vorbehalt angenommen werden, dass die Änderung der Arbeitsbedingungen nicht sozial ungerechtfertigt ist. Der Vorbehalt muss innerhalb der Kündigungsfrist, spätestens jedoch innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung erklärt werden.

Vorbehaltserklärung und Klageerhebung sind unterschiedliche Handlungen. Die Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber ersetzt die erforderliche gerichtliche Geltendmachung nicht.

Welche materiellen Schutzvorschriften eingreifen, hängt vom jeweiligen Arbeitsverhältnis und dem Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes ab. Die Klagefrist darf jedoch nicht allein deshalb unbeachtet bleiben, weil Zweifel am allgemeinen Kündigungsschutz bestehen.

Praktische Handlungsschritte für eine rechtssichere Prüfung

Vorgehen auf Arbeitnehmerseite

Eine strukturierte Prüfung sollte nicht bei der Bezeichnung einzelner Abrechnungspositionen stehen bleiben. Sinnvoll ist folgende Reihenfolge:

• Die Anspruchsgrundlage jeder Sonderzahlung feststellen.
• Arbeitsleistung, Urlaub und sonstige vergütete Ausfallzeiten unterscheiden.
• Arbeitsstunden und Zahlungen den jeweiligen Zeiträumen zuordnen.
• Leistungszweck, Bedingungen und Rückzahlungsvorbehalte untersuchen.
• Gesetzliche Mindestlohndifferenzen und zusätzliche Vertragsansprüche getrennt berechnen.
• Verjährungs-, Ausschluss- und gegebenenfalls Kündigungsschutzfristen eigenständig prüfen.

Eine Jahresübersicht kann zur Orientierung dienen, ersetzt aber keine Prüfung der einzelnen Fälligkeiten. Ebenso ist eine Unterschrift auf einer Abrechnung nicht ohne Weiteres als Anspruchsverzicht zu verstehen. Selbst eine ausdrücklich formulierte Verzichtserklärung unterliegt den gesetzlichen Grenzen.

Bei unklaren Zahlungen ist außerdem zu unterscheiden, ob lediglich eine fehlerhafte Bezeichnung vorliegt oder ob die Parteien tatsächlich eine Änderung der Vergütungsbedingungen vereinbart haben.

Vorgehen auf Arbeitgeberseite

Vergütungsmodelle sollten Zweck, Entstehung und Fälligkeit der einzelnen Bestandteile nachvollziehbar erkennen lassen. Bei Sonderzahlungen ist insbesondere klarzustellen, ob sie laufende Arbeit vergüten, unabhängig davon gewährt werden oder mehrere Funktionen verbinden.

Vor einer Umstellung bisher jährlicher Leistungen auf monatliche Beträge ist zu prüfen, welche Änderungen rechtlich erforderlich sind und auf welcher Grundlage sie erfolgen können. Die technische Anpassung der Entgeltabrechnung ersetzt keine wirksame Vereinbarung.

Eine periodengenaue Kontrolle ist besonders bei wechselnden Arbeitsstunden und variabler Vergütung wichtig. Mindestlohnansprüche dürfen nicht von einem unsicheren späteren Bonus abhängig bleiben.

Dokumentationspflichten nach § 17 MiLoG sind zu beachten, soweit sie für das jeweilige Beschäftigungsverhältnis gelten. Dabei müssen die einschlägigen Ausnahme- und Erleichterungsregelungen berücksichtigt werden. Unabhängig von besonderen Dokumentationspflichten sind nachvollziehbare Arbeitszeit- und Zahlungsunterlagen für die Prüfung von Differenzansprüchen bedeutsam.

Offene Streitfragen und einzelfallabhängige Grenzen

Sonderzahlungen mit Mischcharakter

Sonderzahlungen mit mehreren Zwecken erfordern eine sorgfältige Auslegung. Ein zusätzlicher Treue- oder Anreizzweck schließt die Mindestlohnwirksamkeit nicht automatisch aus, wenn die Zahlung zugleich Gegenleistung für Arbeit ist.

Ebenso wenig lässt sich allein aus mehreren genannten Zwecken eine beliebige rechnerische Aufteilung ableiten. Eine solche Aufteilung benötigt eine Grundlage in der maßgeblichen Regelung und ihrer rechtlichen Bewertung.

Unwirksame Stichtags- oder Rückzahlungsklauseln können den Anspruchsinhalt beeinflussen. Daraus folgt jedoch nicht ohne weitere Prüfung eine bestimmte Anrechnungsquote. Maßgeblich bleiben der verbleibende Regelungsinhalt, die tatsächliche Leistung und ihre zeitliche Zuordnung.

Vorauszahlungen und variable Vergütung

Bei im Voraus gezahlten Jahresleistungen ist zu klären, welche Ansprüche und Zeiträume die Zahlung erfüllen soll. Eine hohe Zahlung zu Jahresbeginn ist nicht ohne Weiteres für beliebige spätere Abrechnungszeiträume verfügbar. Umgekehrt darf ihre Berücksichtigung nicht allein wegen der Vorauszahlung ausgeschlossen werden.

Bei variabler Vergütung kommen Fragen der Anspruchsentstehung, der endgültigen Höhe und möglicher Rückforderungen hinzu. Abschlagszahlungen und endgültig abgerechnete Vergütung sind dabei zu unterscheiden.

Allgemeine Aussagen ersetzen hier nicht die Prüfung des konkreten Modells. Der fällige Mindestlohn muss unabhängig davon gewährleistet sein, ob später zusätzliche variable Ansprüche entstehen oder freiwillige Leistungen gewährt werden.

Tarifliche Besonderheiten

Tarifverträge können eigenständige Entgeltgruppen, Zuschläge und Sonderzahlungsregelungen vorsehen. Daneben können zwingende Branchenmindestentgelte relevant sein. Das Verhältnis zu solchen Regelungen wird insbesondere durch § 1 Abs. 3 MiLoG mitbestimmt.

Die Prüfung nach dem MiLoG bildet deshalb nicht zwangsläufig die gesamte entgeltrechtliche Kontrolle ab. Ein Entgeltmodell kann den gesetzlichen Mindestlohn erfüllen und dennoch tarifliche Ansprüche verletzen.

Auch die Anrechenbarkeit einzelner Leistungen auf ein Branchenmindestentgelt ist anhand der hierfür maßgeblichen Regelungen zu beurteilen. Die Ergebnisse dürfen nicht ungeprüft aus einer anderen Mindestlohnregelung übernommen werden.

Zusammenfassung

Urlaubsgeld und jährliche Sonderzahlungen sind weder generell vom Mindestlohn ausgeschlossen noch stets auf ihn anrechenbar. Entscheidend sind die rechtliche Anspruchsgrundlage, der Zusammenhang mit der Arbeitsleistung, die endgültige Verfügbarkeit und die zeitliche Zuordnung der Zahlung.

Arbeitsleistungsbezogene Sonderzahlungen können den gesetzlichen Mindestlohnanspruch erfüllen. Das gilt insbesondere für entsprechend ausgestaltete und rechtzeitig ausgezahlte monatliche Teilbeträge. Allein die Bezeichnung als Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld steht dem nicht entgegen. Umgekehrt reichen ein bloßes Zahlungsversprechen, eine interne Rückstellung oder eine noch ungewisse Jahresleistung nicht zur Erfüllung fälliger Ansprüche.

Nicht jede besondere Zweckrichtung führt zum Anrechnungsausschluss. Maßgeblich ist insbesondere, ob eine Zahlung außerhalb des arbeitsvertraglichen Leistungsaustauschs steht oder einer besonderen gesetzlichen Zweckbestimmung unterliegt. Echter Aufwendungsersatz und der gesetzlich geschuldete Nachtarbeitsausgleich sind von gewöhnlichem Arbeitsentgelt zu unterscheiden.

Bestehende vertragliche, tarifliche und betriebliche Ansprüche bleiben eigenständig zu beachten. Die Einführung oder Erhöhung des Mindestlohns erlaubt keine automatische Streichung zusätzlicher Leistungen. Gleichzeitig verlangt das Mindestlohngesetz nicht ausnahmslos, dass jede Sonderzahlung zusätzlich zu einem bereits auf Mindestlohnniveau angehobenen Grundentgelt erbracht wird.

Eine zuverlässige Prüfung erfordert daher mehrere Schritte: Ansprüche bestimmen, Leistungszwecke auslegen, Änderungen kontrollieren, Arbeitsstunden und Zahlungen zeitlich zuordnen und verbleibende Differenzen berechnen. Bei der Durchsetzung sind Verjährung, Ausschlussfristen und gegebenenfalls die kurzen Fristen des Kündigungsschutzrechts getrennt zu berücksichtigen.