Worum geht es?
Wer selbständig arbeitet und Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben abziehen möchte, muss nicht nur die entsprechenden Belege aufbewahren. Entscheidend ist auch, wie und wann die Ausgaben aufgezeichnet werden. Das zeigt ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 24. März 2026, Aktenzeichen VIII R 6/24, über das das Gericht in seiner Pressemitteilung vom 15. Mai 2026 berichtet.
Der Kläger erzielte unter anderem Einkünfte aus selbständiger Arbeit und ermittelte seinen Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung. Für seine Tätigkeit nutzte er das ausgebaute Dachgeschoss seines Eigenheims als Arbeitszimmer sowie eine Bibliothek im Erdgeschoss. In seiner Einkommensteuererklärung machte er einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit geltend. Dabei berücksichtigte er unter anderem Abschreibungen auf unbewegliche Wirtschaftsgüter und Arbeitszimmerkosten.
Das Finanzamt kürzte zunächst die angesetzten Abschreibungen und weitere Ausgaben für das Arbeitszimmer. Im Einspruchsverfahren erkannte es einen höheren Abzug an. Der Kläger verlangte jedoch weiterhin die vollständige Berücksichtigung der erklärten Beträge. Das Finanzgericht wies seine Klage wegen unzureichender Aufzeichnungen ab. Der BFH bestätigte diese Beurteilung.
Die rechtliche Einordnung
Im Mittelpunkt steht § 4 Absatz 7 Einkommensteuergesetz (EStG). Nach der vom BFH angewandten Regelung müssen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer im Sinne von § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG einzeln und gesondert von anderen Betriebsausgaben dokumentiert werden. Diese Pflicht ist nicht lediglich eine Ordnungsvorgabe: Ihre Erfüllung ist Voraussetzung dafür, die betreffenden Kosten steuerlich abziehen zu können.
Nach der Pressemitteilung verlangt der BFH eine zeitnahe Einzelaufzeichnung sämtlicher Arbeitszimmeraufwendungen einschließlich der Kosten für dessen Ausstattung. Dafür kommt eine eigene Spalte innerhalb der Ausgabenaufzeichnungen in Betracht. Zumindest müssen die einzelnen Positionen zusammengeführt in einem separaten schriftlichen oder digitalen Dokument erfasst werden. So sollen sich die Ausgaben sachlich zuordnen und ihre steuerliche Abziehbarkeit ohne aufwendige Rekonstruktion prüfen lassen.
Eine Sammlung von Rechnungen und sonstigen Belegen genügt dafür nicht. Im entschiedenen Fall hatte der Kläger die Unterlagen während des Streitjahres gesammelt, eine Übersicht über die gesamten Gebäudekosten aber erst bei der Erstellung der Steuererklärung angefertigt. Damit erfüllte er die Anforderungen nach Auffassung des Gerichts nicht.
Auch die Angaben im Formular zur Einnahme-Überschussrechnung konnten diesen Mangel nicht ausgleichen. Das betreffende Formular sah zwar einen gesonderten Ausweis der Abschreibungen vor, ließ die übrigen Arbeitszimmerkosten jedoch nur als Gesamtbetrag erscheinen. Eine solche Summe ersetzt keine Aufzeichnung der einzelnen Ausgaben. Der BFH sah den Betriebsausgabenabzug deshalb nach § 4 Absatz 7 Satz 2 EStG als ausgeschlossen an.
Was bedeutet das für Betroffene?
Für Selbständige mit Einnahme-Überschussrechnung verdeutlicht die Entscheidung, dass Belegaufbewahrung und steuerlich erforderliche Aufzeichnungen unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Eine Rechnung dokumentiert eine Ausgabe. Die zusätzliche, getrennte Erfassung soll nachvollziehbar machen, welche einzelnen Kosten dem häuslichen Arbeitszimmer zugeordnet werden.
Wer entsprechende Aufwendungen geltend machen möchte, sollte seine laufenden Ausgabenaufzeichnungen deshalb auf eine gesonderte und zeitnahe Erfassung ausrichten. Nach den mitgeteilten Anforderungen ist dafür nicht zwingend eine bestimmte Software erforderlich: Auch ein separates schriftliches oder digitales Dokument kommt in Betracht. Entscheidend bleiben die Einzelangaben und ihre Trennung von den übrigen Betriebsausgaben.
Die Quelle nennt allerdings keine konkrete Tages- oder Monatsfrist für die zeitnahe Aufzeichnung. Eine feste Frist lässt sich daraus daher nicht ableiten. Ebenso fehlen Angaben zum Streitjahr und zur Höhe der betroffenen Kosten. Ob und in welchem Umfang im Einzelfall überhaupt abzugsfähige Arbeitszimmeraufwendungen vorliegen, ist zusätzlich zu prüfen; ordnungsgemäße Aufzeichnungen allein beantworten diese Frage nicht.
Einordnung der Redaktion
Die Entscheidung macht deutlich, dass formale Dokumentationspflichten erhebliche steuerliche Bedeutung haben können. Tatsächlich entstandene Kosten und vorhandene Belege reichen für einen Betriebsausgabenabzug nicht immer aus. Nach der Mitteilung des BFH kann ein Verstoß gegen die besondere Aufzeichnungspflicht den Abzug grundsätzlich ausschließen.
Die vorliegenden Informationen betreffen einen konkreten Fall von Arbeitszimmeraufwendungen bei Einnahme-Überschussrechnung. Eine pauschale Übertragung auf jede Form der Arbeit von zu Hause oder auf andere steuerliche Abzugsregelungen wäre deshalb nicht gerechtfertigt. Für weitergehende Aussagen, insbesondere zu möglichen Ausnahmen und zeitlichen Einzelheiten, bietet der vorliegende Auszug keine ausreichende Grundlage.
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