Abmahnung im Arbeitsverhältnis: Fehler, Rechtsfolgen und angemessene Reaktionen

Die arbeitsrechtliche Abmahnung steht zwischen der Beanstandung eines Fehlverhaltens und einer möglichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Sie soll Beschäftigten verdeutlichen, welche Vertragspflicht sie nach Auffassung des Arbeitgebers verletzt haben und welche Konsequenzen bei einer Wiederholung drohen. Ihre Bedeutung reicht deshalb über eine bloße Missbilligung hinaus: Eine berechtigte und hinreichend deutliche Abmahnung kann für die Wirksamkeit einer späteren verhaltensbedingten Kündigung entscheidend sein. Umgekehrt kann eine unberechtigte Abmahnung einen Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte auslösen.

Nicht jede als „Abmahnung“ bezeichnete Erklärung erfüllt die rechtlichen Anforderungen. Häufige Streitpunkte sind ungenaue Vorwürfe, unzutreffende Tatsachen, eine fehlerhafte rechtliche Bewertung oder eine unzureichende Warnung vor kündigungsrechtlichen Folgen. Auch die Reaktion auf eine Abmahnung verlangt eine differenzierte Betrachtung. Schweigen bedeutet grundsätzlich kein Anerkenntnis; eine unüberlegte schriftliche Stellungnahme kann hingegen nachteilige Tatsachenerklärungen enthalten.

Der folgende Beitrag ordnet die Abmahnung in das deutsche Arbeitsrecht ein. Er erläutert typische Fehler, maßgebliche Rechtsprechungslinien sowie außergerichtliche und gerichtliche Handlungsmöglichkeiten. Dabei ist zwischen der Berechtigung der Beanstandung, ihrer kündigungsrechtlichen Warnwirkung und der Zulässigkeit ihrer Aufbewahrung in der Personalakte zu unterscheiden.

Begriff und Funktionen der arbeitsrechtlichen Abmahnung

Beanstandung, Verhaltensaufforderung und Warnung

Eine Abmahnung liegt vor, wenn der Arbeitgeber ein hinreichend bestimmtes Verhalten als Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten beanstandet, zur künftigen Vertragstreue auffordert und deutlich macht, dass bei weiteren einschlägigen Pflichtverletzungen der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.

Damit verbindet die Abmahnung insbesondere eine Rüge- und eine Warnfunktion. Eine schriftliche Abmahnung dient außerdem der Dokumentation. Sie beschreibt den beanstandeten Vorgang und verdeutlicht, welches Verhalten künftig erwartet wird. Entscheidend ist nicht die Überschrift, sondern der für den Empfänger erkennbare Inhalt. Auch eine als „Verwarnung“ bezeichnete Erklärung kann eine Abmahnung sein. Umgekehrt kann ein Schreiben mit der Überschrift „Abmahnung“ rechtlich lediglich eine Ermahnung darstellen.

Die Warnung muss erkennen lassen, dass bei einer Wiederholung eine Kündigung in Betracht kommt. Eine bestimmte juristische Formel ist nicht vorgeschrieben. Die bloße Ankündigung nicht näher erläuterter „Konsequenzen“ kann allerdings zu unbestimmt sein. Maßgeblich sind der gesamte Erklärungsinhalt und der erkennbare Zusammenhang.

Abgrenzung zur Ermahnung und zu Weisungen

Die Ermahnung beanstandet ein Verhalten und fordert zur Korrektur auf, ohne den Bestand des Arbeitsverhältnisses hinreichend deutlich infrage zu stellen. Sie kann zur betrieblichen Konfliktlösung beitragen, erfüllt aber nicht bereits deshalb die kündigungsrechtliche Warnfunktion einer Abmahnung.

Eine Weisung legt demgegenüber fest, wie die geschuldete Arbeit innerhalb der rechtlichen Grenzen auszuführen ist. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers richtet sich insbesondere nach § 106 GewO. Es besteht nur, soweit die betreffenden Arbeitsbedingungen nicht bereits durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, anwendbaren Tarifvertrag oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind. Zudem ist billiges Ermessen zu wahren.

Die Missachtung einer verbindlichen Weisung kann einen abmahnungsfähigen Pflichtverstoß begründen. Eine unverbindliche Weisung schafft dagegen keine Befolgungspflicht. Ob eine konkrete Weisung rechtmäßig und verbindlich ist, kann allerdings rechtlich und tatsächlich streitig sein. Die bloße subjektive Überzeugung eines Beschäftigten, eine Anweisung sei unzulässig, entscheidet diese Frage nicht.

Keine Vertragsstrafe und keine Kündigung

Die Abmahnung beendet das Arbeitsverhältnis nicht und verändert grundsätzlich nicht dessen vertraglichen Inhalt. Sie begründet für sich genommen weder eine Zahlungspflicht noch einen Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers.

Sie ist auch keine staatliche Sanktion. Der Arbeitgeber benötigt keinen besonderen gesetzlichen Katalog „abmahnbarer“ Verhaltensweisen. Die Beanstandung muss sich jedoch auf eine tatsächlich bestehende arbeitsvertragliche Pflicht beziehen und sachlich berechtigt sein.

Eine Abmahnung darf außerdem nicht mit anderen Maßnahmen gleichgesetzt werden, die eigenständigen Voraussetzungen unterliegen. Insbesondere ersetzt sie weder eine Kündigung noch die für eine Kündigung erforderlichen Erklärungen und Beteiligungsverfahren.

Rechtlicher Rahmen und einschlägige Normen

Arbeitsvertragliche Pflichten als Ausgangspunkt

Die Hauptpflichten des Arbeitsverhältnisses ergeben sich aus § 611a BGB und dem Arbeitsvertrag. Hinzu kommen insbesondere Rücksichtnahmepflichten nach § 241 Abs. 2 BGB. Weitere Vorgaben können sich aus Gesetzen, anwendbaren Tarifverträgen, wirksamen Betriebsvereinbarungen und verbindlichen Weisungen ergeben.

Abmahnfähig können sowohl Verstöße gegen die Arbeitspflicht als auch gegen Nebenpflichten sein. Beispiele sind unentschuldigtes Zuspätkommen, die Nichtbeachtung verbindlicher Sicherheitsvorgaben oder eine Verletzung der Pflicht zur Anzeige einer Arbeitsunfähigkeit.

Nicht jede Störung des Arbeitsablaufs ist allerdings eine Vertragspflichtverletzung. Technische Ausfälle, fehlende Arbeitsmittel oder widersprüchliche Anweisungen können Ursachen haben, die Beschäftigten nicht als Pflichtverletzung zugerechnet werden können.

Für die Berechtigung einer Abmahnung ist ein Verschulden nicht in jeder Konstellation zwingende Voraussetzung; auch eine objektive Pflichtverletzung kann grundsätzlich beanstandet werden. Davon zu unterscheiden ist ihre Eignung als Vorstufe einer verhaltensbedingten Kündigung. Insoweit kommt es insbesondere darauf an, ob das Verhalten steuerbar ist und künftig vertragsgemäßes Verhalten erwartet werden kann.

Verbindung zum Kündigungsschutzrecht

Die Abmahnung ist im allgemeinen Arbeitsrecht nicht umfassend in einer einzelnen Vorschrift geregelt. Ihre Anforderungen sind wesentlich durch die Rechtsprechung geprägt. Besondere Bedeutung besitzt der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz.

Soweit das Kündigungsschutzgesetz anwendbar ist, verlangt eine verhaltensbedingte Kündigung nach § 1 Abs. 2 KSchG insbesondere eine Prüfung der zukünftigen Vertragsentwicklung und möglicher milderer Mittel. Eine Abmahnung soll dem Arbeitnehmer Gelegenheit geben, sein steuerbares Verhalten zu ändern. Die Anwendbarkeit des allgemeinen Kündigungsschutzes hängt insbesondere von § 1 Abs. 1 KSchG und § 23 KSchG ab. Außerhalb dieses Anwendungsbereichs lassen sich die Anforderungen an eine ordentliche Kündigung nicht unverändert übertragen.

Der Rechtsgedanke einer grundsätzlich vorgeschalteten Abmahnung findet sich auch in § 314 Abs. 2 BGB. Für die außerordentliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist § 626 BGB die maßgebliche Spezialregelung. Auch hierbei ist zu prüfen, ob eine Abmahnung als milderes Mittel ausgereicht hätte.

Eine Abmahnung ist nicht ausnahmslos erforderlich. Sie kann insbesondere entbehrlich sein, wenn eine Verhaltensänderung auch nach einer Warnung nicht zu erwarten ist oder eine Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass ihre erstmalige Hinnahme durch den Arbeitgeber offensichtlich und für den Arbeitnehmer erkennbar ausgeschlossen ist. Das verlangt eine einzelfallbezogene Prüfung.

Rechtsgrundlagen des Entfernungsanspruchs

Ein Anspruch auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte wird insbesondere aus § 242 BGB in Verbindung mit § 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB analog hergeleitet. Hintergrund sind die arbeitsvertraglichen Schutzpflichten und das Interesse des Arbeitnehmers, nicht durch unberechtigte, fortwirkend dokumentierte Vorwürfe beeinträchtigt zu werden.

Der Anspruch betrifft nicht nur bewusst falsche Anschuldigungen. Auch inhaltliche Unbestimmtheit, eine unzutreffende rechtliche Bewertung oder Unverhältnismäßigkeit können die Entfernung rechtfertigen.

Davon zu unterscheiden ist die Frage, ob eine ursprünglich berechtigte Abmahnung später entfernt werden muss. Hier kommt es insbesondere darauf an, ob weiterhin ein berechtigtes Interesse an ihrer Aufbewahrung besteht. Daneben können datenschutzrechtliche Ansprüche relevant sein; sie sind anhand ihrer eigenen Voraussetzungen zu prüfen.

Maßgebliche Rechtsprechungslinien

Anforderungen an die Entfernung aus der Personalakte

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 19. Juli 2012 – 2 AZR 782/11 – die Voraussetzungen eines Entfernungsanspruchs zusammengefasst. Danach kommen insbesondere inhaltliche Unbestimmtheit, unrichtige Tatsachenbehauptungen, eine unzutreffende rechtliche Bewertung und ein Verstoß gegen den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz als Gründe in Betracht.

Eine zu Recht erteilte Abmahnung ist nach dieser Rechtsprechung nicht bereits deshalb zu entfernen, weil einige Zeit vergangen ist. Entscheidend ist vielmehr, ob das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden ist. Die Abschwächung oder der Wegfall der kündigungsrechtlichen Warnwirkung genügt dafür nicht notwendig.

Diese Unterscheidung ist praktisch bedeutsam: Die Frage, ob eine frühere Abmahnung noch eine Kündigung vorbereiten kann, ist nicht identisch mit der Frage, ob sie weiterhin in der Personalakte verbleiben darf. Für die Aufbewahrung können andere rechtlich erhebliche Gesichtspunkte bestehen. Eine unbegrenzte Speicherung lässt sich daraus jedoch nicht ableiten.

Keine schematische Behandlung von Vertrauensverstößen

Im Urteil vom 10. Juni 2010 – 2 AZR 541/09 – hat das Bundesarbeitsgericht im sogenannten „Emmely“-Fall die Bedeutung der umfassenden Interessenabwägung hervorgehoben. Auch bei Pflichtverletzungen, die das Vertrauen des Arbeitgebers berühren, ist eine Abmahnung nicht automatisch entbehrlich.

Zu berücksichtigen sind unter anderem die Schwere des Verstoßes, seine Auswirkungen, die Dauer des Arbeitsverhältnisses und dessen bisheriger Verlauf. Daraus folgt allerdings kein allgemeiner Anspruch auf eine „erste folgenlose Pflichtverletzung“. Besonders schwere Verstöße können nach Prüfung sämtlicher Umstände eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung rechtfertigen.

Die Entscheidung steht damit für eine individualisierte Prüfung statt starrer Kategorien. Weder der wirtschaftliche Wert eines betroffenen Gegenstands noch die Bezeichnung als „Vertrauensbruch“ ersetzt die rechtliche Gesamtwürdigung.

Prognose statt Bestrafung

Das Kündigungsrecht dient bei verhaltensbedingten Kündigungen nicht der Bestrafung vergangenen Unrechts. Entscheidend ist grundsätzlich, ob künftige Vertragsstörungen zu erwarten sind und ob die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unter Berücksichtigung der gesetzlichen Maßstäbe zumutbar ist.

Deshalb muss zwischen der vorausgegangenen Abmahnung und dem späteren Kündigungsvorwurf ein hinreichender sachlicher Zusammenhang bestehen. Eine Abmahnung wegen Unpünktlichkeit erfüllt nicht ohne Weiteres die erforderliche Warnfunktion hinsichtlich eines völlig anders gelagerten Fehlverhaltens.

Identische Sachverhalte sind dagegen nicht erforderlich. Es kann genügen, dass die Pflichtverletzungen gleichartig sind oder aus demselben Pflichtenkreis stammen und der Arbeitnehmer erkennen konnte, dass die Warnung auch das spätere Verhalten erfasst.

Typische Fehler einer Abmahnung

Zu pauschale oder unverständliche Vorwürfe

Formulierungen wie „mangelhafte Arbeitsmoral“, „ständige Unzuverlässigkeit“ oder „wiederholt unangemessenes Verhalten“ lassen häufig offen, welcher konkrete Vorgang beanstandet wird. Beschäftigte müssen erkennen können, was sie nach Auffassung des Arbeitgebers falsch gemacht haben und welches Verhalten künftig verlangt wird.

Dazu sind regelmäßig Angaben zum Geschehen und zu dessen zeitlicher Einordnung erforderlich. Je nach Sachverhalt können auch Ort, beteiligte Personen oder eine bestimmte Anweisung relevant sein. Nicht jede fehlende Uhrzeit macht eine Abmahnung fehlerhaft. Entscheidend ist, ob das beanstandete Geschehen hinreichend bestimmbar bleibt.

Die Angabe einer konkreten Gesetzesnorm ist nicht allgemein erforderlich. Die Darstellung muss aber nachvollziehbar erkennen lassen, worin die behauptete Vertragswidrigkeit liegt. Eine bloße Bewertung ohne ausreichend bestimmbaren Tatsachenkern genügt regelmäßig nicht.

Unzutreffende oder unvollständige Tatsachengrundlage

Eine Abmahnung kann unberechtigt sein, wenn der behauptete Vorgang nicht stattgefunden hat. Gleiches gilt, wenn wesentliche Umstände so ausgelassen werden, dass ein sachlich falsches Gesamtbild entsteht.

Ein vermeintlich eigenmächtiges Verlassen des Arbeitsplatzes kann beispielsweise durch eine zuvor erteilte Erlaubnis gedeckt sein. Eine behauptete Arbeitsverweigerung kann tatsächlich darauf beruhen, dass die verlangte Tätigkeit nicht geschuldet oder die konkrete Anweisung unverbindlich war.

Nicht jede Ergänzung durch den Arbeitnehmer widerlegt allerdings den Vorwurf. Entlastende Umstände müssen für die Pflichtverletzung oder deren rechtliche Bewertung relevant sein. Bloß unterschiedliche Wahrnehmungen können eine nähere Sachverhaltsaufklärung und gegebenenfalls eine gerichtliche Beweisaufnahme erfordern.

Fehlerhafte rechtliche Bewertung

Auch ein zutreffend geschilderter Sachverhalt rechtfertigt keine Abmahnung, wenn er keine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten darstellt. Ein Beispiel ist die zulässige Ausübung gesetzlicher Rechte.

Nach § 612a BGB darf der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer bei einer Vereinbarung oder Maßnahme nicht benachteiligen, weil dieser in zulässiger Weise seine Rechte ausübt. Eine Abmahnung kann deshalb gegen das Maßregelungsverbot verstoßen, wenn sie gerade wegen einer solchen Rechtsausübung erfolgt. Ein bloßer zeitlicher Zusammenhang genügt nicht ohne Weiteres, um diesen ursächlichen Zusammenhang festzustellen.

Auch außerhalb ausdrücklicher Benachteiligungsverbote darf der Arbeitgeber durch eine Abmahnung keine Pflichten schaffen, die nach den maßgeblichen rechtlichen Regelungen nicht bestehen. Die persönliche Missbilligung eines Verhaltens ersetzt keine vertragliche Grundlage.

Fehlende Warnfunktion

Beschränkt sich ein Schreiben auf Kritik, fehlt ihm möglicherweise die kündigungsrechtliche Warnfunktion. Das bedeutet nicht automatisch, dass jede darin enthaltene Beanstandung rechtswidrig ist oder das Schreiben allein deshalb aus der Personalakte entfernt werden muss. Es kann sich um eine berechtigte Ermahnung handeln.

Für eine spätere Kündigung ist die Unterscheidung dennoch erheblich. Der Arbeitgeber kann sich nicht ohne Weiteres darauf berufen, der Beschäftigte sei bereits hinreichend vor einem Verlust des Arbeitsplatzes gewarnt worden.

Die Prüfung darf allerdings nicht bei einzelnen Schlagwörtern stehen bleiben. Entscheidend ist, ob der Beschäftigte aus der gesamten Erklärung eine ausreichend konkrete Bestandsgefährdung bei erneuten einschlägigen Pflichtverletzungen erkennen musste.

Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben

Besonders fehleranfällig sind Abmahnungen, die verschiedene Vorgänge zusammenfassen. Werden mehrere selbstständige Pflichtverletzungen in einer einheitlichen Abmahnung gerügt und trifft einer dieser Vorwürfe nicht zu, kann die Entfernung des gesamten Schreibens verlangt werden. Das Gericht übernimmt grundsätzlich nicht die Aufgabe, die Abmahnung für den Arbeitgeber inhaltlich neu zu formulieren.

Ob tatsächlich mehrere selbstständige Vorwürfe oder lediglich Einzelheiten eines einheitlichen Geschehens vorliegen, kann auslegungsbedürftig sein. Nicht jede unbedeutende sprachliche Ungenauigkeit ist einem unzutreffenden eigenständigen Pflichtverletzungsvorwurf gleichzusetzen.

Der Arbeitgeber kann grundsätzlich eine neue, auf berechtigte Vorwürfe beschränkte Abmahnung aussprechen. Ein erfolgreicher Entfernungsprozess bedeutet deshalb nicht notwendig, dass sämtliche zugrunde liegenden Vorgänge endgültig rechtlich erledigt sind.

Vermeintliche Formfehler richtig einordnen

Eine Abmahnung bedarf grundsätzlich keiner gesetzlichen Schriftform. Sie kann auch mündlich ausgesprochen werden. Aus Beweisgründen ist die schriftliche Dokumentation üblich, aber nicht allgemein Wirksamkeitsvoraussetzung.

Eine Unterschrift des Arbeitnehmers ist ebenfalls grundsätzlich nicht erforderlich. Besondere Vorgaben können sich allerdings aus einschlägigen tariflichen, betrieblichen oder vertraglichen Regelungen ergeben.

Auch eine vorherige Anhörung des Arbeitnehmers ist im allgemeinen Arbeitsrecht keine generelle Voraussetzung jeder Abmahnung. Besondere Anhörungsrechte bleiben zu beachten. Zudem kann eine Anhörung unabhängig von einer Rechtspflicht zur sachgerechten Aufklärung beitragen.

Wer allein auf eine fehlende Unterschrift des Arbeitgebers oder eine bestimmte äußere Gestaltung abstellt, greift daher häufig zu kurz. Bei einem schriftlichen Dokument muss insbesondere erkennbar sein, wem die Erklärung zuzurechnen ist.

Typische Fallkonstellationen im Arbeitsalltag

Unpünktlichkeit und Arbeitszeiterfassung

Unentschuldigtes Zuspätkommen kann eine Abmahnung rechtfertigen; eine vorherige Wiederholung ist hierfür nicht stets erforderlich. Zunächst muss jedoch feststehen, wann die Arbeitsleistung geschuldet war. Gleitzeitregelungen, geänderte Einsatzpläne oder genehmigte Abweichungen können die Bewertung verändern.

Bei der Arbeitszeiterfassung ist zwischen einem Versehen, einer unklaren Buchungsregel und einer bewussten Täuschung zu unterscheiden. Eine vorsätzlich falsche Dokumentation der Arbeitszeit kann erheblich schwerer wiegen als eine versehentlich unterbliebene Buchung.

Die pauschale Gleichsetzung sämtlicher Erfassungsfehler mit einem vorsätzlichen Arbeitszeitbetrug ist rechtlich nicht tragfähig. Auch bei einem schwerwiegenden Vorwurf müssen das tatsächliche Geschehen und die subjektiven Umstände hinreichend geklärt werden.

Krankheit und Meldepflichten

Eine tatsächliche Arbeitsunfähigkeit ist als solche keine abmahnungsfähige Pflichtverletzung. Eine Abmahnung allein wegen krankheitsbedingter Arbeitsverhinderung ist daher unberechtigt. Davon zu unterscheiden sind mögliche personenbedingte Maßnahmen, die eigenen Voraussetzungen unterliegen.

Anders kann es bei Verletzungen von Anzeige- oder Nachweispflichten sein. Nach § 5 Abs. 1 EFZG muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. „Unverzüglich“ bedeutet ohne schuldhaftes Zögern und bezeichnet keine für alle Fälle identische Stundenfrist.

Das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beseitigt diese Mitteilungspflicht nicht. Für die von § 5 Abs. 1a EFZG erfassten gesetzlich Versicherten gelten besondere Regeln zur ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit. Welche Nachweis- und Mitwirkungspflichten im Einzelnen bestehen, hängt unter anderem vom Versicherungsstatus und davon ab, ob eine gesetzliche Ausnahme eingreift.

Außerdem ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer rechtzeitig handeln konnte. Eine akute gesundheitliche Verhinderung darf nicht ohne Weiteres wie eine bewusste Missachtung der Meldepflicht behandelt werden.

Minderleistung und Arbeitsfehler

Beschäftigte schulden keinen von ihren persönlichen Möglichkeiten unabhängigen, stets gleichbleibenden wirtschaftlichen Erfolg. Sie müssen die geschuldete Arbeit jedoch unter angemessener Ausschöpfung ihrer persönlichen Leistungsfähigkeit erbringen.

Einzelne Fehler oder unterdurchschnittliche Arbeitsergebnisse belegen deshalb für sich genommen noch keine abmahnungsfähige Pflichtverletzung. Entscheidend sind unter anderem Art und Umfang der geschuldeten Tätigkeit, die erkennbaren Anforderungen sowie Häufigkeit und Bedeutung der Fehler.

Zu unterscheiden sind insbesondere fehlende Leistungsfähigkeit und unzureichende Leistungsbereitschaft. Eine Abmahnung kann relevant werden, wenn ein Arbeitnehmer seine vorhandenen Fähigkeiten pflichtwidrig nicht ausschöpft oder verbindliche Arbeitsanweisungen missachtet. Unzureichende Einarbeitung, Überlastung und organisatorische Mängel sind in die Bewertung einzubeziehen.

Konflikte, Kommunikation und digitale Arbeit

Beleidigungen, erhebliche Verletzungen von Rücksichtnahmepflichten oder Verstöße gegen verbindliche Datenschutzvorgaben können Abmahnungen rechtfertigen. Die Einordnung verlangt jedoch die Berücksichtigung des konkreten Wortlauts, des Gesprächszusammenhangs und weiterer Umstände. Sachliche Kritik ist nicht schon deshalb pflichtwidrig, weil sie dem Arbeitgeber unangenehm ist.

Bei privater Internetnutzung oder mobilem Arbeiten kommt es wesentlich auf die geltenden Regeln an. Unklare Vorgaben zur Erreichbarkeit oder zur Nutzung betrieblicher Geräte dürfen nicht nachträglich als eindeutig bekannte Verbote behandelt werden.

Andererseits kann ein offensichtlich schwerwiegender Missbrauch auch ohne detaillierte Nutzungsordnung pflichtwidrig sein. Aus fehlenden ausdrücklichen Regelungen folgt keine uneingeschränkte Erlaubnis, Arbeitszeit oder betriebliche Ressourcen für private Zwecke einzusetzen.

Rechtsfolgen und Risiken

Bedeutung für eine spätere Kündigung

Eine einschlägige Abmahnung kann das kündigungsrechtliche Risiko erhöhen, wenn anschließend eine vergleichbare Pflichtverletzung erfolgt. Sie führt aber nicht automatisch zur Wirksamkeit einer Kündigung. Die gesetzlichen Voraussetzungen, die erforderliche Interessenabwägung und gegebenenfalls besondere Schutz- und Beteiligungsrechte bleiben zu prüfen.

Es gibt keine allgemeine Regel, nach der stets drei Abmahnungen erforderlich wären. Je nach Gewicht des Verstoßes und den weiteren Umständen kann eine einzige einschlägige Abmahnung genügen. Umgekehrt rechtfertigt die bloße Anzahl vorausgegangener Schreiben keine Kündigung.

Dabei ist zwischen dem Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung und ihrer tatsächlichen Warnwirkung zu unterscheiden. Nicht jeder Fehler, der eine Entfernung rechtfertigt, beantwortet automatisch, ob der Arbeitnehmer gleichwohl eine bestimmte Kündigungswarnung erhalten hat. Eine sachlich unberechtigte Beanstandung wird dadurch allerdings nicht zu einer berechtigten Pflichtverletzungsrüge.

Abmahnung und Kündigung wegen desselben Vorgangs

Entscheidet sich der Arbeitgeber in Kenntnis eines bestimmten Sachverhalts für eine Abmahnung, bringt er regelmäßig zum Ausdruck, das Arbeitsverhältnis wegen dieses Vorgangs zunächst nicht beenden zu wollen. Darin liegt regelmäßig ein Verzicht auf eine Kündigung aus den bereits bekannten, abgemahnten Gründen.

Eine spätere Kündigung, die ausschließlich auf denselben unverändert bekannten Sachverhalt gestützt wird, ist daher grundsätzlich ausgeschlossen. Anders kann die Bewertung ausfallen, wenn nachträglich weitere erhebliche Tatsachen bekannt werden. Der damalige Kenntnisstand und der Inhalt der Erklärung sind entscheidend.

Der abgemahnte Vorgang wird dadurch nicht in jeder Hinsicht bedeutungslos. Bei einer späteren einschlägigen Pflichtverletzung kann die vorausgegangene Abmahnung gerade für die Prognose und Interessenabwägung relevant sein.

Wiederholte Warnungen ohne Konsequenzen

Arbeitgeber können die Warnwirkung ihrer Abmahnungen abschwächen, wenn sie wiederholt Kündigungen ankündigen, auf erneute gleichartige Verstöße aber immer wieder lediglich mit weiteren Abmahnungen reagieren.

Daraus folgt kein fester zahlenmäßiger Grenzwert. Entscheidend ist, welchen Ernst der Beschäftigte der jeweiligen Warnung nach dem bisherigen Verlauf noch beimessen musste. Eine erneute Warnung muss gegebenenfalls besonders deutlich erkennen lassen, dass bei einem weiteren einschlägigen Verstoß tatsächlich mit einer Kündigung zu rechnen ist.

Mehrere Abmahnungen sind deshalb nicht notwendig wirkungsvoller als eine einzelne, klare und sachlich berechtigte Erklärung. Ihre Bedeutung ergibt sich aus Inhalt, Zusammenhang und betrieblichem Verlauf.

Kein automatischer Schadensersatz

Eine unberechtigte Abmahnung löst nicht ohne zusätzliche Voraussetzungen einen Zahlungsanspruch aus. Für Schadensersatz müssen insbesondere ein ersatzfähiger Schaden und die weiteren Voraussetzungen der jeweiligen Anspruchsgrundlage vorliegen.

Auch ein Anspruch auf Geldentschädigung wegen einer Persönlichkeitsrechtsverletzung entsteht nicht durch jede fehlerhafte Tatsachenannahme oder rechtliche Bewertung. Ebenso begründet ein Datenschutzverstoß allein noch nicht ohne Weiteres einen Schadensersatzanspruch nach Art. 82 DSGVO; erforderlich ist insbesondere ein dadurch verursachter materieller oder immaterieller Schaden.

Der vorrangige Rechtsschutz besteht bei einer unberechtigten Abmahnung regelmäßig in der Beseitigung der dokumentierten Belastung, insbesondere durch Entfernung aus der Personalakte.

Verfahren, Darlegungslast und Fristen

Außergerichtliche Klärung und Klage

Beschäftigte können zunächst die Rücknahme und Entfernung der Abmahnung verlangen. Eine vorherige außergerichtliche Aufforderung ist jedoch nicht generell Voraussetzung einer Entfernungsklage.

Für entsprechende Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern sind grundsätzlich die Arbeitsgerichte nach § 2 ArbGG zuständig. Gegenstand des Verfahrens ist regelmäßig die Entfernung einer konkret bezeichneten Abmahnung aus der Personalakte. Existieren mehrere Schreiben, müssen die angegriffenen Dokumente hinreichend bestimmt bezeichnet werden.

Nach § 54 Abs. 1 ArbGG beginnt die mündliche Verhandlung grundsätzlich mit einer Güteverhandlung vor dem Vorsitzenden. Scheitert eine Einigung, kann sich eine streitige Verhandlung vor der Kammer anschließen. Eine Beweisaufnahme erfolgt, soweit entscheidungserhebliche Tatsachen streitig und beweisbedürftig sind.

Wer muss was darlegen?

Der Arbeitnehmer muss erkennen lassen, welche Abmahnung angegriffen wird und weshalb deren Entfernung verlangt wird. Werden die zugrunde liegenden Pflichtverletzungen bestritten, muss der Arbeitgeber grundsätzlich die tatsächlichen Voraussetzungen der beanstandeten Pflichtverletzung darlegen und beweisen.

Der Arbeitnehmer muss sich seinerseits zu konkreten Tatsachenbehauptungen ausreichend bestimmt erklären, soweit die prozessualen Regeln dies verlangen. Ein pauschales Bestreiten kann unzureichend sein, insbesondere bei Vorgängen aus der eigenen Wahrnehmung.

Die genaue Verteilung der Darlegungs- und Beweislast hängt vom geltend gemachten Anspruch und den streitigen Umständen ab. Wird etwa nicht die ursprüngliche Berechtigung, sondern der spätere Wegfall jedes Aufbewahrungsinteresses geltend gemacht, stellen sich andere Darlegungsfragen als beim Bestreiten des abgemahnten Geschehens.

Keine allgemeine Dreiwochenfrist für Abmahnungen

Für die Klage gegen eine Abmahnung gilt nicht die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG. Diese betrifft den gerichtlichen Angriff auf eine Kündigung. Wer eine Abmahnung zunächst nicht angreift, erkennt ihre Berechtigung dadurch grundsätzlich nicht an.

Dennoch ist langes Abwarten praktisch nicht risikolos. Erinnerungen können verblassen und Beweismittel verloren gehen. Eine Verwirkung setzt über den Zeitablauf hinaus besondere Umstände voraus, aufgrund deren die spätere Rechtsausübung treuwidrig erscheint. Schweigen allein genügt hierfür regelmäßig nicht.

Ob vertragliche oder tarifliche Ausschlussregelungen im konkreten Zusammenhang überhaupt einschlägig und wirksam sind, bedarf gesonderter Prüfung. Aus allgemeinen Verjährungs- oder Ausschlussfristen darf nicht ohne Weiteres eine feste Frist für die gerichtliche Beanstandung jeder Abmahnung abgeleitet werden.

Auch der Arbeitgeber muss eine Abmahnung nicht innerhalb einer allgemeinen gesetzlichen Zweiwochenfrist aussprechen. Die Zweiwochenfrist des § 626 Abs. 2 BGB betrifft die außerordentliche Kündigung. Ein längerer Abstand zwischen Vorfall und Abmahnung kann allerdings im Zusammenhang mit weiteren Umständen für deren Bewertung erheblich sein.

Kosten des arbeitsgerichtlichen Verfahrens

Nach § 12a Abs. 1 ArbGG besteht im erstinstanzlichen Urteilsverfahren grundsätzlich kein Anspruch der obsiegenden Partei auf Erstattung der Kosten für einen Prozessbevollmächtigten durch die Gegenseite. Auch bei erfolgreicher Klage müssen die eigenen Anwaltskosten daher grundsätzlich selbst getragen werden, soweit keine andere Kostendeckung besteht.

Daneben können Gerichtskosten entstehen. Ihre endgültige Höhe hängt unter anderem vom Streitwert und vom Verlauf beziehungsweise der Beendigung des Verfahrens ab.

Ob eine Rechtsschutzversicherung, gewerkschaftlicher Rechtsschutz oder Prozesskostenhilfe in Betracht kommt, richtet sich nach den jeweiligen Voraussetzungen. Eine Klage vor dem Arbeitsgericht erster Instanz kann grundsätzlich auch ohne anwaltliche Vertretung geführt werden; daraus folgt jedoch keine Vereinfachung der materiell-rechtlichen Anforderungen.

Praktische Handlungsschritte nach Zugang einer Abmahnung

Inhalt sichern und Empfangsbestätigung prüfen

Zunächst sollten das Schreiben, etwaige Anlagen und der Zeitpunkt des Erhalts dokumentiert werden. Bei einer mündlichen Abmahnung kann eine zeitnahe eigene Notiz über Beteiligte, Inhalt und Gesprächsverlauf hilfreich sein. Eine solche Notiz ersetzt keinen unabhängigen Beweis, kann aber die spätere Darstellung unterstützen.

Eine Unterschrift unter eine reine Empfangsbestätigung bestätigt grundsätzlich nur den Erhalt. Anders können Formulierungen zu beurteilen sein, die zusätzlich die Richtigkeit der Vorwürfe oder eine Pflichtverletzung anerkennen. Maßgeblich ist der konkrete Text.

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, die inhaltliche Berechtigung einer Abmahnung schriftlich zu bestätigen, besteht nicht. Umgekehrt verhindert die Verweigerung einer Empfangsunterschrift weder automatisch den Zugang noch die mögliche rechtliche Bedeutung der Erklärung.

Sachverhalt und Beweismittel systematisch prüfen

Die Prüfung sollte Tatsachenfragen und Rechtsfragen voneinander trennen:

• Welcher konkrete Vorgang wird behauptet?
• Welche arbeitsvertragliche Pflicht soll verletzt worden sein?
• Welche Anweisungen oder betrieblichen Regelungen galten?
• Gab es eine Genehmigung, technische Hindernisse oder andere relevante Umstände?
• Welche Unterlagen und Zeugen können den Ablauf belegen?
• Enthält das Schreiben eine ausreichend deutliche Kündigungswarnung?

Beweismittel dürfen nur auf rechtlich zulässige Weise gesichert werden. Heimliche Aufnahmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes können insbesondere nach § 201 StGB strafbar sein und zusätzliche arbeitsrechtliche Folgen haben.

Auch das unbefugte Kopieren vertraulicher Unternehmensdaten ist keine unbedenkliche Methode der Beweissicherung. Ob bestimmte Unterlagen rechtmäßig aufbewahrt oder im Verfahren verwendet werden dürfen, ist gesondert zu beurteilen.

Personalakte einsehen und Gegendarstellung erwägen

Im persönlichen und betrieblichen Anwendungsbereich des Betriebsverfassungsgesetzes haben Arbeitnehmer nach § 83 Abs. 1 BetrVG das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Sie können hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen, sofern ein Betriebsrat besteht. Das Einsichtsrecht selbst setzt keinen bestehenden Betriebsrat voraus.

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG sind Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte auf sein Verlangen beizufügen. Für Beschäftigte außerhalb des Anwendungsbereichs dieser Vorschrift können andere gesetzliche, tarifliche oder vertragliche Regelungen maßgeblich sein.

Eine Gegendarstellung kann entlastende Umstände dokumentieren. Sie beseitigt die Abmahnung aber nicht und ersetzt keinen Entfernungsanspruch. Zweckmäßig ist eine sachliche, auf überprüfbare Tatsachen konzentrierte Darstellung. Unnötige Spekulationen und persönliche Angriffe können die Klärung erschweren.

Betriebsrat und Beschwerdeverfahren einbeziehen

Nach § 84 BetrVG können sich Arbeitnehmer bei den zuständigen betrieblichen Stellen beschweren, wenn sie sich benachteiligt, ungerecht behandelt oder sonst beeinträchtigt fühlen. Sie können ein Mitglied des Betriebsrats zur Unterstützung oder Vermittlung hinzuziehen. Wegen der Erhebung der Beschwerde dürfen ihnen keine Nachteile entstehen.

§ 85 BetrVG regelt die Behandlung von Beschwerden durch den Betriebsrat. Dieser kann auf Abhilfe hinwirken, entscheidet aber nicht verbindlich über einen individuellen Entfernungsanspruch. Soweit Gegenstand der Beschwerde ein Rechtsanspruch ist, steht das Einigungsstellenverfahren nach § 85 Abs. 2 BetrVG hierfür nicht zur Verfügung.

Vor dem Ausspruch einer gewöhnlichen Abmahnung muss der Betriebsrat grundsätzlich nicht nach § 102 BetrVG angehört werden; diese Vorschrift betrifft Kündigungen. Besondere Beteiligungs- oder Anhörungsrechte aus anderen einschlägigen Regelungen bleiben unberührt.

Zwischen Zurückweisung, Gegendarstellung und Klage wählen

Welche Reaktion zweckmäßig ist, hängt von der Tragweite des Vorwurfs, der Beweislage und dem weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses ab. Eine sofortige Klage ist nicht immer erforderlich; bloßes Schweigen ist aber ebenfalls nicht stets die sachgerechte Lösung.

Zu berücksichtigen ist, dass ein Arbeitgeber nach einer erfolgreichen Beanstandung unter Umständen eine korrigierte Abmahnung aussprechen kann. Die Beseitigung eines Darstellungsfehlers hat deshalb andere praktische Auswirkungen als die Widerlegung des gesamten Pflichtverletzungsvorwurfs.

Eine nicht angegriffene Abmahnung wird nicht allein durch Zeitablauf inhaltlich verbindlich. Ihre Berechtigung kann grundsätzlich auch in einem späteren Kündigungsschutzverfahren bestritten werden. Unabhängig davon bleiben tatsächlich bestehende Verhaltenspflichten zu beachten. Die Zurückweisung einer Abmahnung rechtfertigt keine erneute Pflichtverletzung.

Offene Streitfragen und besondere Konstellationen

Zeitablauf und digitale Personalakten

Wann eine berechtigte Abmahnung ihre Bedeutung verliert, lässt sich nicht durch eine allgemeine Jahreszahl beantworten. Gewicht des Verstoßes, beanstandungsfreier Verlauf und verbleibende rechtliche Relevanz sind zusammen zu betrachten.

Digitale Personalakten werfen zusätzlich datenschutzrechtliche Fragen auf. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nicht länger in identifizierbarer Form gespeichert werden, als es für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Art. 17 DSGVO regelt Löschungsansprüche und Ausnahmen.

Die Entfernung aus der laufenden Personalakte und eine gesonderte, zweckgebundene Aufbewahrung für einen konkreten Rechtsstreit sind nicht zwingend gleichzusetzen. Nach Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO kann die Erforderlichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen einem Löschungsanspruch entgegenstehen.

Daraus folgt jedoch kein allgemeines Recht, zurückgenommene Abmahnungen unbegrenzt in anderen Dateien weiterzuführen. Erforderlichkeit, Zugriffsmöglichkeiten und Speicherdauer müssen sich am zulässigen Zweck orientieren.

Beendetes Arbeitsverhältnis

Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses verändert sich die Interessenlage. Der Schutz vor weiteren arbeitsrechtlichen Maßnahmen innerhalb dieses Vertragsverhältnisses tritt zurück. Nach der arbeitsrechtlichen Rechtsprechung besteht ein Entfernungsanspruch nach Vertragsende nicht ohne Weiteres fort; konkrete mögliche Nachteile können für seine Begründung erheblich sein.

Davon sind datenschutzrechtliche Löschungsansprüche zu unterscheiden. Sie hängen insbesondere davon ab, ob die weitere Verarbeitung erforderlich und rechtmäßig ist und ob eine Ausnahme nach Art. 17 DSGVO eingreift.

Deshalb lässt sich weder aus der Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine automatische Löschungspflicht für jede Abmahnung noch aus fehlenden konkreten beruflichen Nachteilen ein uneingeschränktes Speicherrecht ableiten. Anspruchsgrundlage, Verarbeitungszweck und mögliche Aufbewahrungsinteressen müssen getrennt geprüft werden.

Berufsausbildung und besondere Regelungsbereiche

Bei Berufsausbildungsverhältnissen sind insbesondere die besonderen Kündigungsregeln des § 22 BBiG zu beachten. Nach der Probezeit kann der Ausbildende das Berufsausbildungsverhältnis grundsätzlich nur aus wichtigem Grund kündigen. Der Ausbildungszweck, die Pflicht zur Anleitung und der Entwicklungsstand des Auszubildenden können die Bewertung eines Fehlverhaltens beeinflussen.

Ob eine vorherige Abmahnung erforderlich ist, hängt auch hier vom Pflichtverstoß und den Umständen ab. Allgemeine Aussagen über gewöhnliche Arbeitsverhältnisse sind daher nicht unbesehen übertragbar.

Im öffentlichen Dienst können tarifliche Anhörungsvorgaben und personalvertretungsrechtliche Besonderheiten bedeutsam sein. Für Beamte gelten dagegen eigenständige dienst- und disziplinarrechtliche Strukturen. Eine arbeitsrechtliche Abmahnung und eine disziplinarrechtliche Maßnahme sind rechtlich nicht gleichzusetzen.

Zusammenfassung

Die Abmahnung verbindet die konkrete Beanstandung einer Pflichtverletzung mit der Aufforderung zu vertragsgemäßem Verhalten und einer kündigungsrechtlichen Warnung. Fehler entstehen insbesondere durch unbestimmte Vorwürfe, falsche Tatsachen, unzutreffende rechtliche Bewertungen oder unverhältnismäßige Reaktionen. Eine unberechtigte Abmahnung kann aus der Personalakte zu entfernen sein.

Weder sind stets drei Abmahnungen vor einer Kündigung erforderlich, noch werden Abmahnungen nach einer festen Zeit automatisch bedeutungslos. Maßgeblich bleiben insbesondere Pflichtverletzung, Warnwirkung, sachlicher Zusammenhang und Verhältnismäßigkeit. Die kündigungsrechtliche Bedeutung und die Zulässigkeit weiterer Aufbewahrung sind eigenständig zu prüfen.

Für Beschäftigte kommen Sachverhaltsklärung, rechtmäßige Beweissicherung, Personalakteneinsicht, Gegendarstellung, Beschwerde und Entfernungsklage als unterschiedliche Instrumente in Betracht. Eine allgemeine Dreiwochenfrist gilt für den Angriff auf eine Abmahnung nicht.

Wird später gekündigt, muss die Kündigung dagegen eigenständig angegriffen werden. Nach § 4 Satz 1 KSchG ist die Kündigungsschutzklage grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung zu erheben. Gesetzliche Besonderheiten und Ausnahmen sind gesondert zu prüfen. Der Streit über eine Abmahnung ersetzt keine Kündigungsschutzklage.