Arbeitszeugnis anfordern: Anspruch, Fristen und rechtssichere Durchsetzung

Wer ein Arbeitsverhältnis beendet oder sich beruflich neu orientiert, benötigt häufig ein Arbeitszeugnis. Das Dokument beschreibt die bisherige Tätigkeit und kann bei einem qualifizierten Zeugnis auch die erbrachten Leistungen und das Verhalten im Arbeitsverhältnis beurteilen. Es ermöglicht potenziellen Arbeitgebern, berufliche Erfahrungen und bisherige Aufgaben einzuordnen. Konflikte entstehen insbesondere darüber, wann ein Zeugnis verlangt werden kann, welche Angaben hineingehören und wie eine ausbleibende oder fehlerhafte Ausstellung durchgesetzt wird.

Die Anforderung eines Arbeitszeugnisses ist von dessen inhaltlicher Überprüfung zu unterscheiden. Zunächst muss geklärt werden, welcher Zeugnisanspruch besteht und wie dieser geltend gemacht wird. Anschließend ist zu prüfen, ob das erteilte Dokument die gesetzlichen und gegebenenfalls zusätzlich vereinbarten Anforderungen erfüllt. Maßgeblich sind insbesondere § 109 Gewerbeordnung (GewO), ergänzende Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.

Der folgende Beitrag erläutert die Anspruchsgrundlagen, typische Fallkonstellationen und Möglichkeiten der Durchsetzung. Besondere Bedeutung haben die Unterschiede zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis, die jeweils einschlägigen Fristen sowie die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Erteilung.

Begriffsklärung: Welche Zeugnisart wird benötigt?

Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält nach § 109 Abs. 1 GewO mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Es bestätigt damit nicht lediglich das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses. Die ausgeübte Tätigkeit muss vielmehr so beschrieben werden, dass Dritte ein nachvollziehbares Bild der wesentlichen Aufgaben gewinnen können. Eine Bewertung von Leistung und Verhalten gehört nicht zum gesetzlichen Mindestinhalt eines einfachen Zeugnisses.

Beim qualifizierten Arbeitszeugnis kommen Angaben zu Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis hinzu. Arbeitnehmer können diese Erweiterung nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO verlangen. Für Bewerbungen ist diese Zeugnisart häufig aussagekräftiger, weil sie neben dem Aufgabenprofil eine Beurteilung der beruflichen Tätigkeit enthält.

Die Unterscheidung sollte bereits bei der Anforderung deutlich werden. Ein ausdrückliches Verlangen nach einem qualifizierten Arbeitszeugnis vermeidet Unklarheiten. Rechtlich ist jedoch keine bestimmte Formulierung vorgeschrieben: Dass eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung gewünscht wird, kann sich auch aus den Umständen oder aus der Auslegung einer Erklärung ergeben.

Endzeugnis und Zwischenzeugnis

Das Endzeugnis bezieht sich auf das Arbeitsverhältnis bis zu dessen rechtlichem Ende. § 109 Abs. 1 GewO knüpft den gesetzlichen Anspruch an die Beendigung des Arbeitsverhältnisses an. Der Beendigungsgrund ist dafür grundsätzlich unerheblich. Eigenkündigung, Arbeitgeberkündigung, Befristungsablauf und Aufhebungsvertrag schließen den Zeugnisanspruch nicht aus.

Ein Zwischenzeugnis wird während eines fortbestehenden Arbeitsverhältnisses erteilt. Ein allgemeiner Anspruch, jederzeit ohne besonderen Anlass ein Zwischenzeugnis zu erhalten, folgt aus § 109 GewO nicht unmittelbar. Ein Anspruch kann sich aus vertraglichen oder tariflichen Regelungen sowie bei berechtigtem Interesse aus arbeitsvertraglichen Nebenpflichten ergeben.

Als Anlässe kommen etwa ein wesentlicher Aufgabenwechsel, ein Wechsel der unmittelbar vorgesetzten Person oder ein konkreter Bewerbungsbedarf in Betracht. Ob der jeweilige Anlass einen Anspruch trägt, hängt von den Umständen ab. Bei bereits feststehendem Ausscheiden können außerdem Ansprüche auf ein vorläufiges Zeugnis relevant werden.

Abgrenzung zu anderen Bescheinigungen

Das Arbeitszeugnis ist von der Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit und von Entgeltabrechnungen zu unterscheiden. Diese Unterlagen erfüllen andere Zwecke und unterliegen eigenen rechtlichen Anforderungen. Die Ausstellung einer solchen Bescheinigung erfüllt deshalb nicht ohne Weiteres den Zeugnisanspruch.

Auch ein Empfehlungsschreiben ersetzt ein Arbeitszeugnis nicht automatisch. Entscheidend ist allerdings nicht allein die Überschrift des Dokuments, sondern sein Inhalt und seine Form. Ein persönlich gehaltenes Empfehlungsschreiben kann die gesetzlich erforderlichen Angaben vermissen lassen. Wer ein Arbeitszeugnis benötigt, sollte deshalb die gewünschte Dokumentenart und den gewünschten Umfang eindeutig benennen.

Rechtlicher Rahmen und einschlägige Normen

§ 109 GewO als zentrale Anspruchsgrundlage

Für Arbeitnehmer ist § 109 GewO die zentrale gesetzliche Anspruchsgrundlage. Die Vorschrift regelt den Zeugnisanspruch, seinen Mindestinhalt sowie wesentliche Anforderungen an Verständlichkeit und Form.

Nach § 109 Abs. 2 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen, als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtlich ist. Unzulässig sind damit insbesondere gezielt eingesetzte versteckte Botschaften.

Der Anspruch besteht grundsätzlich auch bei Teilzeitbeschäftigung, geringfügiger Beschäftigung oder kurzer Beschäftigungsdauer. Eine gesetzliche Mindestbeschäftigungszeit sieht § 109 GewO nicht vor. Die Dauer und die tatsächliche Durchführung des Arbeitsverhältnisses können jedoch beeinflussen, welche belastbaren Aussagen über Leistung und Verhalten möglich sind. Ein Zeugnis muss keine Beurteilungen enthalten, für die jede tatsächliche Grundlage fehlt.

Ergänzende Vorschriften des BGB

§ 630 BGB regelt einen Zeugnisanspruch bei der Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses. Für Arbeitnehmer verweist die Vorschrift auf § 109 GewO. Eigenständige Bedeutung kann § 630 BGB insbesondere bei Dienstverhältnissen außerhalb eines Arbeitsverhältnisses haben. Nicht jede selbstständige Tätigkeit ist allerdings ein dauerndes Dienstverhältnis im Sinne dieser Bestimmung.

Ergänzend können allgemeine schuldrechtliche Vorschriften anwendbar sein. Dazu gehören § 241 Abs. 2 BGB über Rücksichtnahmepflichten und § 242 BGB über Treu und Glauben. Für Schadensersatz wegen einer verzögerten Erteilung sind insbesondere § 280 Abs. 1 und 2 BGB sowie § 286 BGB relevant.

Die regelmäßige Verjährung richtet sich grundsätzlich nach §§ 195, 199 BGB. Vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen und eine mögliche Verwirkung sind davon getrennt zu prüfen.

Sonderregelung für Auszubildende

Für Berufsausbildungsverhältnisse enthält § 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG) eine besondere Regelung. Ausbildende haben bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses ein Zeugnis auszustellen. Die gesetzliche Grundpflicht zur Ausstellung setzt hier kein vorheriges Verlangen des Auszubildenden voraus.

Das Zeugnis muss Angaben über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten enthalten. Auf Verlangen sind zusätzlich Angaben über Verhalten und Leistung aufzunehmen.

Bei Praktika richtet sich die Anspruchsgrundlage nach der rechtlichen Einordnung des konkreten Vertragsverhältnisses. Je nach Ausgestaltung können arbeitsrechtliche, berufsbildungsrechtliche oder dienstvertragliche Vorschriften einschlägig sein. Die Bezeichnung „Praktikum“ entscheidet weder allein über den rechtlichen Status noch über den Umfang eines Zeugnisanspruchs.

Papierform und elektronische Form

Nach § 109 Abs. 3 GewO kann ein Arbeitszeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Ältere Darstellungen, nach denen die elektronische Form für Arbeitszeugnisse ausnahmslos ausgeschlossen sei, geben die geltende Rechtslage nicht mehr zutreffend wieder.

Elektronische Form bedeutet nicht, dass eine gewöhnliche E-Mail oder eine Datei mit eingescannter Unterschrift ausreicht. Maßgeblich sind die Anforderungen des § 126a BGB. Insbesondere muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Ohne die erforderliche Einwilligung bleibt es bei der schriftlichen Erteilung auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Eine bloße PDF-Datei mit abgebildeter Unterschrift erfüllt weder die Anforderungen an ein unterschriebenes Papieroriginal noch diejenigen an die gesetzliche elektronische Form. Sie kann allenfalls zusätzlich als Vorabkopie dienen.

Das Arbeitszeugnis wirksam anfordern

Adressat und eindeutiger Inhalt

Schuldner des Zeugnisanspruchs ist der Arbeitgeber. Die Anforderung sollte deshalb an die Personalabteilung, die Geschäftsleitung oder eine sonst zuständige Stelle des Arbeitgebers gerichtet werden. Bei einer juristischen Person ist diese Arbeitgeberin, nicht ohne Weiteres die einzelne Führungskraft.

Ob eine gegenüber einer Führungskraft abgegebene Erklärung dem Arbeitgeber zugeht, hängt unter anderem von deren Empfangszuständigkeit und ihrer Stellung innerhalb der Organisation ab. Eine Bitte an eine bereits ausgeschiedene Führungskraft bietet deshalb regelmäßig keine ausreichende Sicherheit.

Eine eindeutige Anforderung enthält zweckmäßigerweise:

• Name und gegebenenfalls Personalnummer,
• Beschäftigungsbeginn und gegebenenfalls Beendigungsdatum,
• die gewünschte Zeugnisart,
• einen angemessenen Termin für die Bereitstellung,
• Kontaktdaten zur Abstimmung über die Übergabe.

Nicht sämtliche Angaben sind gesetzliche Wirksamkeitsvoraussetzungen. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber erkennen kann, welcher Anspruch für welches Arbeitsverhältnis geltend gemacht wird.

Zugang und Nachweisbarkeit

§ 109 GewO schreibt für die Anforderung selbst keine besondere Form vor. Eine mündliche Erklärung kann daher grundsätzlich ausreichen. Im Streitfall können allerdings Inhalt und Zugang schwer zu beweisen sein. Zusätzlich sind mögliche Formvorgaben aus wirksamen Ausschlussfristen zu beachten.

Eine dokumentierte Anforderung erleichtert den Nachweis. Bei einer E-Mail sollten der vollständige Inhalt und die Versandinformationen aufbewahrt werden. Der bloße Versand beweist den Zugang jedoch nicht ohne Weiteres. Eine aussagekräftige Empfangsbestätigung kann die Beweislage verbessern.

Auch bei postalischen Schreiben ist zwischen dem Zugang einer Sendung und ihrem Inhalt zu unterscheiden. Ein Zustellnachweis belegt nicht zwangsläufig, welchen Text die Sendung enthielt. Bei persönlicher Übergabe kann eine Empfangsbestätigung auf einer Kopie des Schreibens hilfreich sein. Besonders bei drohenden Ausschlussfristen kommt es auf den rechtzeitigen Zugang der erforderlichen Erklärung an.

Formulierungsbeispiel

Eine sachliche Anforderung kann lauten:

„Mein Arbeitsverhältnis bestand vom [Beginn] bis zum [Ende]. Hiermit verlange ich die Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses gemäß § 109 GewO mit Angaben zu Art und Dauer meiner Tätigkeit sowie zu meiner Leistung und meinem Verhalten im Arbeitsverhältnis. Bitte stellen Sie mir das Zeugnis bis zum [Datum] bereit und teilen Sie mir mit, wie die Übergabe erfolgen kann.“

Besteht das Arbeitsverhältnis noch, muss die Formulierung entsprechend angepasst werden. Bei einem Zwischenzeugnis sollte der Anlass genannt werden, aus dem sich das berechtigte Interesse ergibt. Ein kurzfristiger Bewerbungsbedarf kann erläutert werden. Er führt allerdings nicht automatisch dazu, dass jede selbst gesetzte Frist rechtlich verbindlich wird.

Inhaltliche Anforderungen und rechtliche Grenzen

Vollständige und zutreffende Tätigkeitsbeschreibung

Die Tätigkeitsbeschreibung ist ein eigenständiger Kern des Zeugnisses. Eine günstige Gesamtbewertung gleicht es nicht zwingend aus, wenn wesentliche Aufgaben, Leitungsverantwortung oder bedeutsame berufliche Entwicklungen fehlen.

Darzustellen sind die tatsächlich ausgeübten, für das Arbeitsverhältnis prägenden Tätigkeiten. Bei längerer Beschäftigung können verschiedene Funktionen und Verantwortungsbereiche zu berücksichtigen sein. Nicht jede Nebenaufgabe muss aufgenommen werden. Entscheidend ist, dass Umfang und Art der Beschäftigung nicht wesentlich verzerrt erscheinen.

Arbeitnehmer können eine sachliche Übersicht ihrer Aufgaben und beruflichen Entwicklung vorlegen. Diese kann die Erstellung erleichtern und spätere Missverständnisse vermeiden. Ein einseitig vorgelegter Entwurf bindet den Arbeitgeber jedoch grundsätzlich nicht. Weitergehende Bindungen können sich aus einer Vereinbarung ergeben, etwa aus einem wirksam eingeräumten Vorschlagsrecht.

Zeugniswahrheit und berufliches Fortkommen

Ein Arbeitszeugnis soll das berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschweren. Daraus folgt jedoch kein Anspruch auf unzutreffende Angaben oder auf eine unabhängig von den tatsächlichen Leistungen positive Beurteilung. Das Gebot der Zeugniswahrheit begrenzt das Gebot wohlwollender Formulierung.

Einzelne untypische Vorfälle dürfen grundsätzlich nicht so hervorgehoben werden, dass sie ein unzutreffendes Gesamtbild erzeugen. Umgekehrt müssen tatsächlich prägende Leistungs- oder Verhaltensmängel nicht allein deshalb unberücksichtigt bleiben, weil ihre Bewertung für den Arbeitnehmer ungünstig ist.

Informationen ohne hinreichenden Bezug zur beruflichen Tätigkeit gehören grundsätzlich nicht in ein Zeugnis. Gesundheitsangaben, private Lebensumstände und bloße Verdächtigungen sind deshalb besonders kritisch zu beurteilen. Ob eine bestimmte Information ausnahmsweise für eine wahrheitsgemäße Darstellung erforderlich ist, bedarf einer gesonderten Prüfung. Ein pauschales Recht zur Aufnahme nachteiliger persönlicher Umstände besteht nicht.

Verhaltensbewertung und Austrittsgrund

Ein qualifiziertes Zeugnis umfasst die Bewertung des Verhaltens im Arbeitsverhältnis. Welche Personengruppen dabei zu berücksichtigen sind, hängt vom Aufgabenbereich und den tatsächlichen Kontakten ab. In Betracht kommen insbesondere Vorgesetzte, Kollegen, Kunden und andere externe Ansprechpartner.

Der Beendigungsgrund gehört nicht allgemein zum gesetzlichen Mindestinhalt. Seine Aufnahme kann auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgen, soweit die Angabe zutrifft. Die Nennung eines für den Arbeitnehmer nachteiligen Beendigungsgrundes gegen dessen Willen ist rechtlich besonders problematisch und lässt sich nicht allein mit einem allgemeinen Informationsinteresse künftiger Arbeitgeber rechtfertigen.

Nicht jede ungewöhnliche Formulierung ist bereits ein unzulässiger Geheimcode. Ebenso ist nicht jede Auslassung automatisch rechtswidrig. Maßgeblich sind Wortlaut, Tätigkeitszusammenhang, Zeugnisbrauch und Gesamtwirkung. Schematische Übersetzungstabellen können diese Prüfung nicht ersetzen.

Äußere Form und Unterzeichnung

Das Zeugnis muss als ordnungsgemäßes Dokument erkennbar sein. Es darf nicht durch auffällige Gestaltung, sachfremde Zusätze oder eine demonstrativ ungewöhnliche Unterschrift eine abwertende Nebenbotschaft vermitteln. Bloße ästhetische Vorlieben des Empfängers begründen dagegen nicht ohne Weiteres einen Änderungsanspruch.

Unterzeichnen muss der Arbeitgeber oder eine hierfür geeignete, zur Ausstellung befugte Person. Bei Vertretung sind Stellung und Funktion des Unterzeichnenden von Bedeutung. Die Unterzeichnung darf insbesondere nicht den Eindruck vermitteln, die Beurteilung stamme von einer hierarchisch unzuständigen Person. Ein allgemeiner Anspruch auf persönliche Unterzeichnung durch die Unternehmensleitung besteht jedoch nicht.

Auch das Ausstellungsdatum kann rechtlich relevant sein. Bei einer berechtigten Berichtigung ist grundsätzlich zu vermeiden, dass die Neufassung den vorausgegangenen Berichtigungsstreit offenlegt. Häufig ist deshalb das Datum des ursprünglichen Zeugnisses beizubehalten. Daraus folgt kein uneingeschränkter Anspruch, ein erstmals lange nach dem Ausscheiden verlangtes Zeugnis auf ein beliebiges früheres Datum zurückzudatieren.

Rechtsprechungslinien zur Zeugnisbewertung

Keine automatische Verpflichtung zu einer guten Note

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 18. November 2014 – 9 AZR 584/13 – entschieden, dass Arbeitnehmer, die eine überdurchschnittliche Gesamtbewertung verlangen, grundsätzlich die dafür maßgeblichen Tatsachen darlegen und erforderlichenfalls beweisen müssen.

Die häufige Vergabe guter oder sehr guter Zeugnisse führt danach nicht automatisch dazu, dass im Rechtsstreit eine gute Bewertung als geschuldeter Ausgangspunkt anzunehmen wäre. Für die abgestufte Darlegungs- und Beweislast bildet grundsätzlich die durchschnittliche, also befriedigende Bewertung den Bezugspunkt. Will der Arbeitgeber eine unterdurchschnittliche Bewertung rechtfertigen, muss er die dafür maßgeblichen Umstände darlegen und gegebenenfalls beweisen.

Diese Grundsätze ersetzen nicht die Prüfung der konkreten Zeugnisformulierungen und einer etwaigen vertraglichen Bewertungszusage. Praktisch sind nachvollziehbare Leistungsbelege wichtiger als die allgemeine Behauptung, vergleichbare Arbeitnehmer erhielten üblicherweise bessere Zeugnisse.

Kein allgemeiner Anspruch auf eine Schlussformel

Mit Urteil vom 11. Dezember 2012 – 9 AZR 227/11 – hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass aus § 109 GewO kein Anspruch auf eine Schlussformel mit Dank, Bedauern und guten Wünschen folgt.

Solche Aussagen bringen persönliche Empfindungen des Arbeitgebers zum Ausdruck und gehen über den gesetzlichen Mindestinhalt hinaus. Ihr Fehlen macht ein ansonsten ordnungsgemäßes Zeugnis deshalb nicht automatisch rechtswidrig. Aus einer als unpassend empfundenen Schlussformel folgt auch nicht ohne Weiteres ein Anspruch auf deren Ersetzung durch die gewünschte positive Formulierung.

Anders kann die Lage sein, wenn eine bestimmte Schlussformel verbindlich vereinbart wurde. Dann ist zusätzlich der Inhalt dieser Vereinbarung zu prüfen. Auch sonstige Grenzen, etwa das Verbot einer unzulässigen Maßregelung, bleiben von der fehlenden gesetzlichen Pflicht zu einer Schlussformel unberührt.

Individuelle Beurteilung statt bloßer Benotungstabelle

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 27. April 2021 – 9 AZR 262/20 – die Anforderungen an eine individuelle Leistungs- und Verhaltensbeurteilung konkretisiert. Eine tabellarische Bewertung nach Art eines Schulzeugnisses erfüllte in dem entschiedenen Fall den Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nicht.

Ein qualifiziertes Zeugnis soll die individuelle Tätigkeit, Leistung und das Verhalten in einer aussagekräftigen Gesamtbeurteilung darstellen. Eine bloße Sammlung von Einzelnoten genügt diesem Anspruch regelmäßig nicht.

Standardformulierungen sind damit nicht generell ausgeschlossen. Sie müssen aber zu den tatsächlichen Verhältnissen passen und insgesamt eine individualisierte, zutreffende Bewertung ermöglichen. Der Arbeitgeber kann die erforderliche Beurteilung nicht durch eine lediglich schematische Benotung ersetzen.

Typische Fallkonstellationen

Eigenkündigung, Probezeit und kurze Beschäftigung

Auch nach einer Eigenkündigung besteht grundsätzlich ein Zeugnisanspruch. Die Erteilung ist kein freiwilliges Entgegenkommen und darf nicht davon abhängig gemacht werden, dass der Arbeitgeber mit dem Ausscheiden einverstanden ist.

Endet das Arbeitsverhältnis während oder zum Ende der Probezeit, besteht der Anspruch ebenfalls. Die Vereinbarung einer Probezeit beseitigt § 109 GewO nicht. Besteht das Arbeitsverhältnis dagegen unverändert fort, begründet allein die laufende Probezeit noch keinen Anspruch auf ein Endzeugnis; ein Zwischenzeugnis setzt eine entsprechende Grundlage voraus.

Bei kurzer Beschäftigung kann die Beurteilungsgrundlage begrenzt sein. Der Arbeitgeber muss keine langfristige Entwicklung bewerten, die er tatsächlich nicht beobachten konnte. Ein einfaches Zeugnis kann in solchen Fällen praktisch ausreichen. Diese Erwägung schließt das Recht auf eine qualifizierte Beurteilung im gesetzlich möglichen Umfang aber nicht grundsätzlich aus.

Freistellung und Kündigungsschutzverfahren

Eine Freistellung beendet das Arbeitsverhältnis nicht. Letzter tatsächlicher Arbeitstag und rechtliches Beendigungsdatum können deshalb auseinanderfallen. Im Zeugnis dürfen diese Zeitpunkte nicht ohne sachlichen Grund gleichgesetzt werden.

Während eines Kündigungsschutzverfahrens kann ein erhebliches Interesse an einem Zeugnis für Bewerbungen bestehen. Welche Zeugnisart verlangt werden kann und zweckmäßig ist, richtet sich nach dem Stand des Arbeitsverhältnisses, dem Ablauf der Kündigungsfrist und der konkreten Prozesslage. Ein Streit über die Wirksamkeit der Kündigung rechtfertigt nicht ohne Weiteres, jede Zeugniserteilung bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens zurückzustellen.

Die Zeugnisanforderung bedeutet für sich genommen grundsätzlich keine Anerkennung der Kündigung. Zur Vermeidung von Auslegungsstreitigkeiten kann deutlich gemacht werden, dass die Anforderung die im Kündigungsschutzverfahren vertretene Rechtsposition nicht verändert.

Vorgesetztenwechsel und Betriebsübergang

Ein Wechsel der unmittelbar vorgesetzten Person kann ein berechtigtes Interesse an einem Zwischenzeugnis begründen. Die bisherige Führungskraft verfügt häufig über eigene Kenntnisse der Arbeitsleistung, die nach einem Wechsel nicht mehr ohne Weiteres verfügbar sind. Ein Anspruch besteht jedoch nicht unabhängig von jeder Betrachtung des Einzelfalls.

Ein Betriebsübergang nach § 613a BGB beendet das Arbeitsverhältnis grundsätzlich nicht. Allein der Wechsel des Betriebsinhabers begründet daher regelmäßig keinen Endzeugnisanspruch wegen Beendigung. Ein Zwischenzeugnis kann gleichwohl aufgrund eines berechtigten Interesses verlangt werden.

Ein bereits erteiltes Zwischenzeugnis kann die spätere Endbeurteilung binden. Frühere Bewertungen dürfen nicht beliebig verschlechtert werden. Eine abweichende Beurteilung kann insbesondere durch spätere Entwicklungen gerechtfertigt sein. Ob eine frühere Bewertung aufgrund nachträglich bekannt gewordener Umstände korrigiert werden darf, ist gesondert zu prüfen; ein allgemeiner Vorbehalt freier Neubewertung besteht nicht.

Aufhebungsvertrag und gerichtlicher Vergleich

Aufhebungsverträge und gerichtliche Vergleiche können die Zeugniserteilung ausdrücklich regeln. Eine Zusage eines „wohlwollenden qualifizierten Zeugnisses“ lässt allerdings zahlreiche inhaltliche Fragen offen und garantiert für sich genommen keine bestimmte Note.

Je nach Regelungsziel können Zeugnisart, Gesamtbewertung, Einzelbewertungen, Schlussformel und Bereitstellungstermin vereinbart werden. Bei einem Vorschlagsrecht des Arbeitnehmers sollte geklärt sein, unter welchen Voraussetzungen der Arbeitgeber vom vorgeschlagenen Text abweichen darf.

Ein vollständig vereinbarter Zeugnistext kann spätere Streitigkeiten reduzieren und die Bestimmtheit eines gerichtlichen Titels verbessern. Nicht jede Vertragsformulierung ist allerdings gleichermaßen vollstreckbar. Zudem sind die Grenzen der Zeugniswahrheit zu beachten. Die Vereinbarung über ein Zeugnis ist kein uneingeschränkter Freibrief für objektiv falsche Angaben über Tätigkeit oder Qualifikation.

Verfahren und Fristen

Fälligkeit und angemessene Bearbeitungszeit

Der gesetzliche Endzeugnisanspruch knüpft an die Beendigung des Arbeitsverhältnisses an. Eine frühzeitige Anforderung nach Ausspruch einer Kündigung oder bei feststehendem Befristungsende ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Erstellung vorzubereiten. Bei berechtigtem Interesse kann bereits vor dem endgültigen Ausscheiden ein vorläufiges Zeugnis in Betracht kommen.

§ 109 GewO enthält keine allgemein geltende Bearbeitungsfrist von sieben oder vierzehn Tagen. Aus dem Fehlen einer solchen Frist folgt aber ebenso wenig eine beliebige zusätzliche Schonfrist nach Eintritt der Fälligkeit.

Welche Fristsetzung im Einzelfall angemessen ist und wann Verzug eintritt, hängt unter anderem von der Fälligkeit, dem Inhalt der Anforderung und den Umständen der geschuldeten Leistung ab. Organisatorischer Aufwand erlaubt keinen unbegrenzten Aufschub. Umgekehrt beschleunigt ein einseitig gesetzter unrealistischer Termin die gesetzlichen Anspruchsvoraussetzungen nicht.

Regelmäßige Verjährung

Der Zeugnisanspruch unterliegt grundsätzlich der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren nach § 195 BGB. Der Beginn richtet sich nach § 199 Abs. 1 BGB. Regelmäßig ist der Schluss des Jahres maßgeblich, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger die erforderliche Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.

Nach Eintritt der Verjährung erlischt der Anspruch nicht automatisch. Der Schuldner kann die Leistung nach § 214 Abs. 1 BGB verweigern, wenn er sich auf Verjährung beruft. Davon sind Ausschlussfristen zu unterscheiden, deren Ablauf je nach Regelung zum Anspruchsverlust führen kann.

Eine bloße außergerichtliche Anforderung oder Mahnung hemmt die Verjährung grundsätzlich nicht. Eine Klage kann unter den Voraussetzungen des § 204 BGB eine Hemmung bewirken. Auch Verhandlungen können nach § 203 BGB relevant sein; nicht jeder einseitige Schriftwechsel ist jedoch bereits eine Verhandlung.

Arbeitsvertragliche und tarifliche Ausschlussfristen

Ausschlussfristen können verlangen, dass Ansprüche innerhalb eines bestimmten Zeitraums gegenüber der anderen Vertragspartei geltend gemacht werden. Zweistufige Regelungen sehen zusätzlich eine Frist für die gerichtliche Durchsetzung vor.

Ob eine solche Regelung den Zeugnisanspruch erfasst und wirksam ist, hängt insbesondere von ihrem Wortlaut, ihrem Anwendungsbereich und den jeweiligen Wirksamkeitsanforderungen ab. Formulararbeitsverträge unterliegen grundsätzlich der Kontrolle Allgemeiner Geschäftsbedingungen. Tarifliche Ausschlussfristen sind nach anderen Maßstäben zu beurteilen.

Zu prüfen ist außerdem, welche Anforderungen an Form und Inhalt der Geltendmachung bestehen und welches Ereignis die jeweilige Frist auslöst. Für die erstmalige Erteilung und später erkennbare Berichtigungsmängel muss der Fristbeginn nicht zwangsläufig identisch sein. Die dreijährige Verjährung bietet daher keine verlässliche Grundlage dafür, die Anforderung über längere Zeit aufzuschieben.

Verwirkung und besondere Klagefristen

Eine Verwirkung nach § 242 BGB setzt grundsätzlich ein Zeitmoment und ein Umstandsmoment voraus. Neben einem erheblichen Zeitablauf müssen besondere Umstände hinzutreten, aufgrund derer der Arbeitgeber auf die Nichtgeltendmachung vertrauen durfte und die spätere Durchsetzung als treuwidrig erscheint.

Eine starre gesetzliche Verwirkungsfrist für Zeugnisansprüche besteht nicht. Die Aussage, ein Zeugnis könne nach einer bestimmten Anzahl von Monaten generell nicht mehr verlangt werden, wäre deshalb unzutreffend. Bloße Untätigkeit genügt grundsätzlich nicht ohne weitere Umstände.

Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 Kündigungsschutzgesetz (KSchG) betrifft die gerichtliche Geltendmachung der Unwirksamkeit einer Kündigung, nicht allgemein die Zeugnisanforderung. Ein Zeugnisverlangen ersetzt keine Kündigungsschutzklage und wahrt deren Frist nicht.

Rechtsfolgen, Durchsetzung und Risiken

Fehlendes Zeugnis und Berichtigungsanspruch

Erteilt der Arbeitgeber kein geschuldetes Zeugnis, kann auf Erteilung geklagt werden. Entspricht ein bereits erteiltes Zeugnis den rechtlichen Anforderungen nicht, kommt eine Klage auf ordnungsgemäße Erfüllung des Zeugnisanspruchs in Betracht. Dafür ist die Bezeichnung „Zeugnisberichtigung“ gebräuchlich.

Beanstandungen sollten möglichst konkret bezeichnet werden. Beispiele sind falsche Beschäftigungsdaten, eine unvollständige Tätigkeitsbeschreibung, eine fehlende Verhaltensbewertung oder eine sachlich nicht gerechtfertigte Gesamtbewertung. Eine pauschale Forderung nach einem „besseren Zeugnis“ reicht für einen hinreichend bestimmten Klageantrag regelmäßig nicht aus.

Nicht jede gewünschte sprachliche Änderung ist rechtlich erzwingbar. Der Arbeitgeber besitzt grundsätzlich einen Formulierungs- und Beurteilungsspielraum. Dieser endet insbesondere dort, wo das Zeugnis unwahr, unklar, unvollständig oder mit einer verbindlichen Vereinbarung unvereinbar ist.

Zuständigkeit des Arbeitsgerichts und Kosten

Für Zeugnisstreitigkeiten aus einem Arbeitsverhältnis ist grundsätzlich die Arbeitsgerichtsbarkeit nach § 2 Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG) zuständig. Bei Dienstverhältnissen außerhalb eines Arbeitsverhältnisses kann dagegen ein anderer Rechtsweg eröffnet sein.

In erster Instanz können Parteien den Rechtsstreit vor dem Arbeitsgericht nach § 11 ArbGG grundsätzlich selbst führen. Ein allgemeiner Anwaltszwang besteht dort nicht. Die Rechtsantragstelle unterstützt bei der Aufnahme von Anträgen, übernimmt jedoch keine umfassende Rechtsberatung oder Prozessvertretung.

Nach § 12a Abs. 1 ArbGG besteht im erstinstanzlichen Urteilsverfahren grundsätzlich kein Anspruch auf Erstattung der Kosten eines Prozessbevollmächtigten durch die Gegenseite. Das gilt auch bei einem Prozesserfolg. Daraus folgt nicht, dass das Verfahren insgesamt kostenfrei wäre. Gerichtskosten und mögliche Hilfen zur Prozessfinanzierung sind gesondert zu betrachten.

Zwangsvollstreckung und einstweiliger Rechtsschutz

Erfüllt der Arbeitgeber einen vollstreckbaren Titel über die Zeugniserteilung nicht, kommt grundsätzlich eine Vollstreckung nach § 888 Zivilprozessordnung (ZPO) in Betracht. Die Zeugniserteilung wird als nicht vertretbare Handlung behandelt. Das zuständige Gericht kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen Zwangsmittel einsetzen.

Voraussetzung ist ein hinreichend bestimmter Titel. Das Vollstreckungsverfahren dient nicht dazu, beliebige, im Titel ungeklärte Streitfragen über die richtige Zeugnisnote erstmals umfassend zu entscheiden.

Einstweiliger Rechtsschutz kann bei besonderer Dringlichkeit in Betracht kommen. Anspruch und Eilbedürftigkeit müssen hinreichend dargelegt und glaubhaft gemacht werden. Ein allgemeiner Hinweis auf mögliche spätere Bewerbungen genügt nicht zwangsläufig. Die vorläufige Durchsetzung einer konkreten streitigen Bewertung begegnet regelmäßig zusätzlichen Schwierigkeiten.

Schadensersatz wegen verspäteter Erteilung

Ein verspätetes oder fehlerhaftes Zeugnis kann unter den Voraussetzungen des § 280 BGB Schadensersatzansprüche begründen. Wird ein Verzögerungsschaden geltend gemacht, müssen zusätzlich die Voraussetzungen des § 286 BGB vorliegen. Erforderlich sind insbesondere eine Pflichtverletzung, ein zu vertretender Umstand, ein ersatzfähiger Schaden und der notwendige Ursachenzusammenhang.

Die verspätete Ausstellung allein beweist noch keinen wirtschaftlichen Schaden. Ebenso genügt die bloße Vermutung, eine Bewerbung sei wegen des fehlenden Zeugnisses erfolglos geblieben, regelmäßig nicht.

Dokumentierte Nachfragen eines potenziellen Arbeitgebers oder konkrete Angaben zu einer nicht zustande gekommenen Einstellung können für die Beweisführung bedeutsam sein. Sie begründen jedoch nicht automatisch einen Anspruch. Ein gesetzlicher pauschaler Entschädigungsbetrag allein für die verspätete Zeugniserteilung ist nicht vorgesehen.

Praktische Handlungsschritte

Vor der Anforderung Unterlagen ordnen

Zunächst sollten Arbeitsvertrag, anwendbare tarifliche Regelungen und mögliche Beendigungsvereinbarungen auf Zeugnisbestimmungen und Ausschlussfristen geprüft werden. Danach ist zu klären, ob ein Zwischenzeugnis, ein einfaches Endzeugnis oder ein qualifiziertes Endzeugnis benötigt wird.

Für die inhaltliche Kontrolle können insbesondere folgende Unterlagen hilfreich sein:

• Stellenbeschreibungen und Dokumentationen von Aufgabenwechseln,
• vorhandene Zwischenzeugnisse,
• dokumentierte Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen,
• Zielvereinbarungen und nachvollziehbare Arbeitsergebnisse,
• Nachweise über Führungs- und Projektverantwortung.

Solche Unterlagen können tatsächliche Angaben und Bewertungsbegehren stützen. Ihre Aussagekraft hängt davon ab, auf welchen Zeitraum und welche Aufgaben sie sich beziehen. Eine einzelne gute Bewertung beweist nicht zwangsläufig eine durchgehend überdurchschnittliche Gesamtleistung.

Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Daten dürfen nicht unbefugt mitgenommen oder vervielfältigt werden. Die Sicherung eigener Ansprüche rechtfertigt nicht jede Datenkopie.

Nach der Anforderung strukturiert nachfassen

Bleibt das Zeugnis aus, kann unter Bezugnahme auf die erste Anforderung erneut zur Erteilung aufgefordert werden. Eine klare Fristsetzung und die Bitte um Benennung eines Bereitstellungstermins erleichtern die weitere Einordnung. Wiederholtes Nachfassen ersetzt allerdings nicht die rechtzeitige gerichtliche Geltendmachung, wenn eine entsprechende Ausschlussfrist läuft.

Bei einem Papierzeugnis wird grundsätzlich von einer Holschuld ausgegangen. Ein uneingeschränkter Anspruch auf postalische Übersendung besteht daher nicht in jedem Fall. Besondere Umstände, insbesondere die Unzumutbarkeit einer Abholung, können eine Übersendungspflicht begründen. Auch eine ausdrückliche Vereinbarung über den Versand ist möglich.

Für eine elektronische Erteilung müssen die gesetzlich erforderliche Einwilligung und die elektronische Form vorliegen. Eine formlose Übersendung kann zwar den Inhalt vorab zugänglich machen, erfüllt aber nicht allein deshalb den gesetzlichen Anspruch.

Das erhaltene Zeugnis systematisch prüfen

Die Prüfung sollte bei überprüfbaren Tatsachen beginnen: Stimmen Name, Beschäftigungszeitraum, Funktionen und Aufgaben? Anschließend sind Leistung, Verhalten, Gesamtbewertung und äußere Form zu betrachten.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Widersprüche. Eine ausgesprochen positive Beschreibung einzelner Leistungsmerkmale kann mit einer deutlich schwächeren Gesamtbewertung unvereinbar sein. Nicht jeder sprachliche Unterschied ist allerdings ein rechtlicher Mangel; entscheidend bleibt die Gesamtaussage.

Beanstandungen sollten gebündelt, sachlich begründet und möglichst konkret mitgeteilt werden. Wer eine bessere Gesamtbewertung verlangt, sollte die dafür sprechenden Tatsachen benennen. Bei unsicherer Rechtslage ist zwischen gesicherten Tatsachenfehlern, begründbaren Bewertungsrügen und bloßen Formulierungswünschen zu unterscheiden. Diese Trennung erleichtert sowohl eine außergerichtliche Verständigung als auch die spätere gerichtliche Prüfung.

Offene Streitfragen und einzelfallabhängige Grenzen

Relevanz von Unterbrechungen und Fehlzeiten

Ob längere Unterbrechungen im Zeugnis erwähnt werden dürfen, lässt sich nicht allein anhand ihrer absoluten Dauer beantworten. Von Bedeutung können das Verhältnis zur Gesamtdauer der Beschäftigung und die Frage sein, ob ohne einen Hinweis ein wesentlich falscher Eindruck von der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit oder der Beurteilungsgrundlage entstünde.

Für unterschiedliche Abwesenheitsgründe gelten nicht zwangsläufig dieselben Maßstäbe. Insbesondere ist die mögliche Erwähnung einer erheblichen Unterbrechung nicht mit einer allgemeinen Befugnis gleichzusetzen, Diagnosen oder sonstige sensible persönliche Einzelheiten offenzulegen.

Pauschale Aussagen, jede Elternzeit müsse genannt werden oder sämtliche Fehlzeiten seien unter allen Umständen zu verschweigen, greifen deshalb zu kurz. Maßgeblich sind Zeugniswahrheit, Erforderlichkeit der Information und der Schutz berechtigter persönlicher Interessen.

Digitalisierung und praktische Verwendbarkeit

Die gesetzliche Zulassung elektronischer Zeugnisse beseitigt nicht sämtliche praktischen Schwierigkeiten. Relevant bleiben insbesondere die Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur, die unveränderte Aufbewahrung der Originaldatei und die technischen Anforderungen von Bewerbungsportalen.

Ein Ausdruck eines elektronisch signierten Zeugnisses ist kein eigenhändig unterschriebenes Papieroriginal. Die qualifizierte elektronische Signatur lässt sich grundsätzlich am elektronischen Dokument prüfen, nicht allein an dessen Papierausdruck. Umgekehrt wird ein formwirksam elektronisch erteiltes Zeugnis nicht dadurch unwirksam, dass ein bestimmter Empfänger Papier bevorzugt.

Vor einer Einwilligung ist deshalb sinnvoll zu klären, in welcher Form das Zeugnis benötigt wird. Die elektronische Originaldatei sollte unverändert aufbewahrt werden. Eine Umwandlung, Bearbeitung oder erneute Speicherung in einem anderen Format kann die technische Prüfbarkeit der Signatur beeinträchtigen.

Zusammenfassung

Ein Arbeitszeugnis anzufordern setzt zunächst voraus, die passende Zeugnisart und die einschlägige Anspruchsgrundlage zu bestimmen. Für Arbeitnehmer ist § 109 GewO maßgeblich. Die Erweiterung auf Leistung und Verhalten muss verlangt werden; eine ausdrückliche Anforderung als „qualifiziertes Arbeitszeugnis“ ist dafür zweckmäßig, aber keine gesetzlich vorgeschriebene Wortformel.

Die Anforderung sollte frühzeitig und nachweisbar erfolgen. Eine gesetzliche pauschale Bearbeitungsfrist besteht nicht. Neben der grundsätzlich dreijährigen Verjährung sind mögliche arbeitsvertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen zu beachten. Verwirkung setzt zusätzliche Umstände voraus und tritt nicht automatisch nach einer bestimmten Zahl von Monaten ein.

Ein gesetzlicher Anspruch auf eine automatisch gute Note oder eine Dankes-, Bedauerns- und Wunschformel besteht nicht. Verbindliche Vereinbarungen können jedoch zusätzliche Ansprüche begründen. Inhaltliche Beanstandungen sollten konkrete tatsächliche oder rechtliche Mängel benennen.

Elektronische Arbeitszeugnisse sind mit Einwilligung des Arbeitnehmers zulässig, müssen aber die gesetzliche elektronische Form erfüllen. Eine gewöhnliche PDF-Datei mit eingescannter Unterschrift genügt dafür nicht. Bei ausbleibender oder unzureichender Erfüllung kommen gerichtliche Durchsetzung und unter zusätzlichen Voraussetzungen Schadensersatz in Betracht.